○吉野川市個人情報保護条例事務取扱要綱
平成16年10月1日
訓令第6号
第1 趣旨
この訓令は、吉野川市個人情報保護条例(平成16年吉野川市条例第11号。以下「条例」という。)及び吉野川市個人情報保護条例施行規則(平成16年吉野川市規則第13号。以下「規則」という。)による個人情報保護に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
第2 個人情報の開示等に係る事務
1 個人情報窓口の設置
個人情報の保護に関する事務の窓口(以下「個人情報窓口」という。)は、総合窓口として総務課、個別窓口として本庁各課室及び各出先機関(以下「各課室所」という。)とする。
2 個人情報窓口
(1) 総務課(総合窓口)
ア 個人情報保護制度に関する案内、相談及び啓発に関すること。
イ 各課室所及び他の実施機関との連絡調整に関すること。
ウ 個人情報の整備及び閲覧に関すること。
エ 個人情報本人開示請求書、個人情報訂正請求書、個人情報取扱いの是正申出書の受付に関すること。
オ 各実施機関の個人情報に係る開示の実施に関すること。
カ 個人情報の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
キ 各実施機関における個人情報の取扱いに関する苦情の処理に関すること。
ク 不服申立ての受付に関すること。
ケ 事業者による個人情報の不適正な取扱いに対する措置に関すること。
コ 吉野川市個人情報保護審査会に関すること。
サ 条例の運用状況の取りまとめ及び公表に関すること。
(2) 各課室所(個別窓口)
ア 主管の事務に係る個人情報の整備及び閲覧に関すること。
イ 主管の事務に係る個人情報本人開示請求書、個人情報訂正請求書、個人情報取り扱いの是正申出書の受付に関すること。
ウ 開示請求、訂正請求のあった個人情報の特定及び検索に関すること。
エ 開示請求、訂正請求、是正申出に対する決定及びその通知に関すること。
オ 開示の決定等、訂正の決定等の期限の延長の決定及びその通知に関すること。
カ 条例第21条第3項に規定する第三者に対する意見書提出の機会付与に関すること。
キ 主管の事務に係る個人情報の開示、訂正及び個人情報取扱い是正の実施に関すること。
ク 当該窓口で実施した個人情報の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
ケ 主管の事務に係る個人情報の取扱いに関する苦情の処理に関すること。
コ 不服申立ての受付に関すること。
サ 吉野川市個人情報保護審査会への諮問に関すること。
シ 不服申立てに対する決定に関すること。
ス 開示の決定等、是正の決定等に係る訴訟に関すること。
セ 事業者による個人情報の不適正な取扱いに対する措置に関すること。
第3 開示請求等に係る事務
第2の2の(2)の事務を主管する各課室所において開示請求等の事務を取り扱う場合は、次のとおりとする。
1 相談・案内
(1) 来訪者から個人情報の開示に係る相談を受けた場合は、開示請求の手続を説明するとともに、求める情報の内容を十分に聴取し、情報の特定をする。あわせて、その情報が個人情報保護条例に基づいて開示等すべきものなのか、他の法令等に基づいて開示すべきものなのかを判断しなければならない。
(2) 総合窓口と個別窓口は、必要に応じて相互に連携をとりながら、それぞれの事例に対処するものとする。
(3) 請求者の求める情報が他の法令等に基づく閲覧等により入手可能な場合は、請求者にその旨を十分に説明し、閲覧可能な窓口に案内するものとする。
(4) 請求者の求める情報が、刊行物等の資料提供で対応できる場合は、極力資料提供で対応するものとする。
2 開示請求書の受付等
(1) 開示請求の方法
開示等の請求は、本人開示請求書に必要事項を記載して本人又は法定代理人(以下「本人等」という。)が個別窓口又は総合窓口に提出することにより行うものとする。
郵送、ファクシミリ、口頭又は電話等による請求は、開示請求をしようとする者が開示請求に係る個人情報の本人又は代理人であることの確認が難しいため、受け付けないものとする。
(2) 本人等であることの確認
請求書を受け付ける場合は、開示請求を受けようとする者(以下「開示請求者」という。)が開示請求に係る個人情報の本人又は代理人であることを、次により確認する。
ア 本人が請求する場合
(ア) 個人情報の本人であることの確認は、開示請求者に対し、規則第6条第3項各号に規定する書類のいずれかの提出又は提示を求めることにより行うものとする。
「当該請求に係る本人であることを確認することができるもの」とは、次に掲げる書類とする。なお、提示された証明書等に顔写真がないときは、本人に係る事項を質問すること等により慎重に確認するものとする。
a 船員手帳
b 海技免状
c 狩猟・空気銃所持許可証
d 戦傷病者手帳
e 宅地建物取引主任者証
f 電気工事士免状
g 無線従事者免許証
h 国民年金、厚生年金若しくは船員保険等の被保険者証
i 印鑑登録証書及びその印鑑
j その他官公庁の発行する身分証明書(戸籍謄本や住民票の写し等本人以外の者でも取得できる書類を除く。)
(イ) 写真が貼付された書類により本人確認を行うときは、開示請求者と書類の写真を照合して確認し、それ以外の書類によるときは、複数の書類の提出又は提示を求めるものとする。
イ 代理人が請求する場合
(ア) 法定代理人が請求する場合
法定代理人に係るアの(ア)の書類により法定代理人自身であることを確認するほか、開示請求に係る個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び開示請求者が親権者、未成年後見人又は成年後見人であることを確認するため、規則第6条第4項各号に規定する書類の提出又は提示を求めるものとする。
(イ) 法定代理人以外の代理人が請求する場合
代理人に係るアの(ア)の書類により代理人自身であることを確認するほか、本人の印鑑登録証明書を添付した委任状(規則第6条第4項第3号)の提出を求めるものとする。また、必要に応じて開示請求者の意志を電話等により確認するものとする。
(3) 個人情報の特定
開示請求に当たっては、開示請求者が求める個人情報を適切に特定する必要があるため、個別窓口では、対象となる個人情報について、開示請求者の意志を十分確認するものとする。このため、総合窓口にあっては、必要に応じ関係する各課室所に照会するものとする。
(4) 対象外の個人情報を開示請求された場合の処理
担当職員は、開示請求に係る個人情報が、次の掲げる事項に該当するときは、制度の対象とならないことを開示請求をしようとする者に説明し、イ、ウ、及びキのように代替手段で情報の入手ができる場合は、その旨及び入手先を案内する。
ア 公文書に記録されているものではなく、職員の個人的資料に記録されている個人情報
イ 不特定多数の者に販売することを目的として発行されている個人情報
ウ 図書館等において、その設置目的に応じて管理されている個人情報
エ 文書等の作成の補助として一時的に作成された電磁的記録に記録された個人情報
オ 合併前の鴨島町、川島町、山川町若しくは美郷村又は市の職員又は職員であった者に係る人事、給与、福利厚生等に関する個人情報
カ 統計法、統計報告調整法により集められた個人情報
キ 法令等の規定により条例第24条第1項に規定する方法と同一の方法で開示される個人情報
ただし、これらのことを説明してもなお請求の意志が明確である場合には、開示請求書を受け付けた上で請求拒否決定を行うこととなる。
(5) 個人情報が不存在の場合の処理
担当職員は、特定された個人情報が存在しないことが明らかであるときは、その旨を開示請求をしようとする者に説明し、理解を求めるものとする。
ただし、これらのことを説明しても請求の意志が明確である場合には、(4)の場合と同様、本人開示請求書を受け付けた上で請求拒否決定を行うこととなる。
(6) 本人開示請求書記載事項の確認
提出された本人開示請求書について次の次項を確認するものとする。
ア 請求者欄(氏名、郵便番号、住所、電話番号)
本人が請求する場合は本人の、代理人が請求する場合は代理人の氏名、郵便番号、住所及び電話番号が記載されていること。なお、押印の必要はない。
ただし、代理人が法人である場合は、当該法人の主たる事務所の所在地及び名称並びに代表者の氏名が記入され、代表者印が押印されていること。
イ 「本人開示請求に係る個人情報」欄
開示を受けようとする個人情報を検索し、特定できる程度に具体的に記載してあること。
ウ 「開示の実施方法」欄
閲覧、写しの交付、視聴のいずれの方法による開示区分であるかが記載してあること。
エ 「代理人による請求の場合の本人の氏名等」欄(代理人により請求する場合に記載)
個人情報の本人について、氏名、住所及び電話番号が記載されていること。
オ ※「本人又は代理人確認」欄(職員が記載すること。)
(ア) 開示請求者が本人である場合は、本人であることを確認した書類を記載すること。
(イ) 開示請求者が代理人である場合は、代理関係を確認した書類を記載すること。
カ 「備考」欄
前記(ア)又は(イ)で確認した書類の補足的事項を記載すること。例えば運転免許証により確認した場合には、その交付年月日や免許番号等を記載すること。
婚姻等により開示請求しようとする者の氏名と開示請求に係る本人の氏名が異なる場合には、その旨を記載する。
(7) 本人開示請求書の補正
本人開示請求書に不備がある場合及び記載内容が不十分なために個人情報の特定ができない場合は、原則として受付窓口で補正を求める運用とする。
なお、補正の際には、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。
ただし、相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過しても補正がなされない場合には、本人開示請求書をそのままの形で受け付けた上で請求を拒否する旨の決定を行うこととなる。
(8) 開示請求者への説明
本人開示請求書の受付に当たっては、次の事項を開示請求者に説明するものとする。
ア 開示請求に対する決定は、原則として本人開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して14日以内に行い、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、開示決定等の期間を60日を限度に延長することがあること。
イ 開示請求に対する決定を行った場合は、開示請求者に対し書面により通知すること。
ウ 写しの交付には費用の負担が必要であること。
エ 個人情報を開示する場合、開示の日時及び場所は書面により通知すること。
オ 電磁的記録にあっては、複写することができない場合があること。
カ 代理人が開示請求をしている場合において、開示決定通知等を受ける前に代理人の資格を喪失したときは、書面によりその旨を届け出る必要があること。
(9) 本人開示請求書受付後の手続
本人開示請求書は、請求時点での内容を明確にするため、請求書原本に受付印を押印した上で、請求書原本を2部複写、複写したもの1部を開示請求者に手渡し、他の2部は次のとおり取り扱うものとする。
ア 総合窓口で受け付けた場合
請求書原本は、総合窓口において保管、複写したものを各課室所(個人情報を保有する主務課)に送付すること。
イ 各課室所で受け付けた場合
請求書原本は、各課室所(個人情報を保有する主務課)において保管、複写したものを総合窓口に送付すること。
3 開示請求に対する決定までの事務手続
(1) 開示決定等の期間の延長手続
ア 開示決定等の期間の延長は、本人開示請求を受けた日の翌日から起算して14日以内に行うものとする。
イ 開示決定等の決定期間の延長の通知
開示請求を受けた各課室所は、開示決定等をする期間を延長する場合は、決定期間延長通知書(規則様式第10号)を開示請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
ウ 期間延長通知書の記載要領
(ア) 本文「 年 月 日 請求が・・・条例第 条第 項の規定に」欄
(イ) 「1 請求に係る個人情報」欄
に(ア)と同様の請求内容を記入する。
延長決定の時点では、必ずしも開示(訂正)請求に対応する全ての個人情報の内容が把握できているとは限らないので、原則として開示請求の「本人開示請求に係る個人情報」欄に記載された内容をそのまま転記するものとする。
(ウ) 「2 条例第 条第 項の規定による決定期間」欄
(エ) 「3 延長後の決定期間」欄
(ウ)と同じ始期とするが、終期は、その日を含めて60日を限度とする範囲で事務処理に要する必要最小限の日を記入する。
(オ) 「4 延長の理由」欄
延長に係る正当な理由を具体的に記入するものとする。
(2) 第三者保護に関する手続
開示請求のあった個人情報に県、国、他の地方公共団体及び開示請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは、第三者の意見を聴くことができる。
ア 照会の方法
第三者に対して個人情報の開示に対する意見照会書(規則様式第7号)及び個人情報の開示に対する意見書(規則様式第8号)を送付し、当該意見書の提出を求めることにより行う。
意見照会は、開示請求者の個人の識別性をできる限り消去して行うものとする。開示請求者の氏名等個人情報を第三者に知らせざるを得ない場合は、開示請求者の同意を得るように努めるとともに、第三者に他の者への漏えいの防止を要請するなど開示請求者の権利利益の保護に十分配慮して行うものとする。
イ 照会事項
当該個人情報が開示されることによる支障の有無だけでなく、支障の内容についてもできるだけ具体的に把握するように努めるものとする。
ウ 第三者への通知
第三者から反対意見書が提出された場合において、当該第三者に関する情報を開示する決定をしたときは、直ちに当該第三者に対し、個人情報の開示決定についての通知書(規則様式第9号)を送付するものとする。この場合において、開示決定の日と開示を実施する日の間には、少なくとも2週間以上の期間を置かなければならない。
4 開示請求に対する決定
(1) 請求形態・内容の決定
開示請求を受けた各課室所は、開示請求が次の項目に該当するかについて検討を行うものとする。
ア 開示請求が不適法であって、その不備を補正することができないものであるかどうか。
イ 開示請求に係る個人情報を保有しているかどうか。
ウ この条例の規定の適用を受けない個人情報の開示請求であるかどうか。
エ 開示請求に係る個人情報の存在・不存在を明らかにすることによって、非開示情報の規定により保護すべき利益が損なわれるかどうか。
(2) 開示・非開示の検討
請求形態・内容の検討を経た後、開示請求を受けた各課室所は、開示請求に対応する個人情報が条例第18条に規定する非開示情報に該当するかどうかについて検討を行うものとする。なお、未成年者の法定代理人による開示請求がなされた場合であって、当該未成年者が満15歳に達しているときは、開示することが条例第18条第5号の規定に該当するかどうかの判断が困難な場合には、当該未成年者に開示についての意思の確認を行うものとする。
また、非開示情報が記録されている場合は、条例第19条に規定する部分開示ができるかどうか等について検討を行うものとする。
なお、必要に応じて関係各課室所と協議するほか、条例解釈上疑義が生じた場合や統一的取扱いを要する場合には、総合窓口に相談するものとする。
(3) 開示請求に対する決定
ア 決定の種類
開示請求については、以下の各区分に従いそれぞれ決定を行うものとし、開示請求者に速やかに通知書を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
(ア) 開示決定及び部分開示決定
開示請求の対象となった個人情報に非開示情報が記録されていないときは、開示決定を行い、個人情報開示決定通知書(規則様式第4号)により開示請求者に通知するものとする。
また、非開示情報が記録されているがその部分を容易に区分して除くことができるときは、部分開示決定を行い、個人情報一部開示決定通知書(規則様式第5号)により開示請求者に通知するものとする。
(イ) 非開示決定
開示請求の対象となった個人情報に非開示情報が記録されており、かつ、条例第19条に規定する部分開示をすることができないときは、非開示決定を行い、個人情報非開示決定通知書(規則様式第6号)により開示請求者に通知するものとする。
(ウ) 請求拒否決定
開示請求が不適法であって、その不備を補正することができないとき、開示請求に係る個人情報を保有していないとき、この条例の適用を受けない個人情報の開示請求であるとき(条例第36条第1項)、又は開示請求に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで非開示情報を開示することになるとき(条例第20条)は、条例第21条第2項の開示しない旨の決定を行い、個人情報非開示決定通知書(規則様式第6号)により開示請求者に通知する。
イ 決定の決裁
開示請求に対する決定は、吉野川市役所事務決裁及び専決規程(平成16年吉野川市訓令第3号)の定めるところにより、部長、事務局長及び副教育長(以下「部長等」という。)の専決とする。ただし、必要と認められるときは、上司の決裁を受けるものとする。
ウ 決定通知書の記載要領
(ア) 個人情報開示決定通知書、個人情報一部開示決定通知書及び個人情報非開示決定通知書
a 「本人開示請求に係る個人情報」欄
本人開示請求書の「本人開示請求に係る個人情報」欄に記載された内容をそのまま転記するのではなく、開示請求の内容に対応する個人情報の名称を正確に記載するものとする。
b 「開示の日時及び場所」欄
開示の日時は、通知書の郵送に要する日数及び担当者が対応可能な日時等を考慮して決定するものとする。
開示の場所は、原則として各課室所とするが、ケースに応じて総合窓口を利用することもできる。総合窓口で開示を実施する場合には、日時について事前に総合窓口と調整することとする。
c 「開示の実施方法」欄
閲覧、写しの交付、視聴の別を記載するものとする。
d 「非開示とする部分の概要」、「非開示とする根拠規定」、「根拠規定を適用する理由」欄
条例第18条に規定する非開示情報のどの号にどのような理由で該当するか、できる限り具体的な理由を記載する。
e 「備考」欄
開示をしないこととした理由が消滅する期日をあらかじめ明示できる場合は、その期日を記載するものとする。
5 開示の実施
(1) 開示の日時及び場所
個人情報の開示は、決定通知書にあらかじめ指定した日時及び場所において行うものとする。なお、開示請求者からあらかじめ都合が悪い旨の連絡があった場合は、話し合いの上、別の日時を設定することができる。この場合、改めて決定通知書を送付することを要しない。
(2) 開示の実施
ア 開示決定通知書及び本人確認
担当職員は、開示請求者に対して決定通知書の提出を求め、前記2の(2)の手順に準じ個人情報の本人又は代理人であることを確認するものとする。
イ 文書、図書及び写真
(ア) 閲覧
原則として原本を提示することによって行うものとする。ただし、条例第19条の規定により部分開示を行うときその他相当の理由があるときは、その写しを提示することにより実施する。
(イ) 写しの交付
原則として乾式複写機により当該文書、図書又は写真の写しを作成し、これを交付することとするが、これによりがたい場合は、あらかじめ開示請求者の了解を得た上で業者に委託する等の方法により写しを作成し、交付するものとする。
(ウ) 部分的に非開示情報が記録されている場合の処理
a 非開示部分とそれ以外の部分がページ単位で区分できるときは、非開示部分に係るページを除くことで対応する。
b 非開示部分とそれ以外の部分が同一ページに記録されているときは、非開示部分を覆って写しを作成するか、いったんそのまま複写した上で非開示部分を塗りつぶし、それをさらに複写することによって写しを作成する。
ウ ビデオテープ、録音テープその他の映像又は音声を記録した電磁的記録
(ア) 専用機器により再生したもの視聴
ビデオデッキ、テープレコーダー、パソコン等の専用機器を用いて容易に視聴できるときは、当該機器を用いて視聴に供するものとする。
(イ) 複写したもの交付
ビデオデッキ、テープレコーダー、パソコン等の専用機器を用いて容易に複写できるときは、当該機器を用いて複写したものを交付するものとする。
(ウ) 部分的に非開示情報が記録されている場合の処理
非開示部分とそれ以外の部分が記録されている場合、非開示部分を区分して除くことは技術的に困難であるため、部分開示はできないと考えられる。
エ 映像又は音声を記録したもの以外の電磁的記録
(ア) 用紙に出力したものの閲覧又は交付
映像又は音声を記録したもの以外の電磁的記録については、原則として用紙に出力したものを閲覧に供し、又は交付するものとする。ただし、現有の機器及びプログラムによって容易に複写できるときは、当該機器を用いて複写したものを交付することができる。
(イ) 部分的に非開示情報が記録されている場合の処理
非開示部分とそれ以外の部分が記録されている場合、用紙に出力したものについては、前記イの(ウ)に掲げる方法により非開示部分を除いたものを作成し、これを閲覧に供し、又は交付するものとする。ただし、現有の機器及びプログラムで容易に非開示部分を区分して除くことができる場合は、当該機器を用いて複写したものを交付することができる。
6 開示請求の特例
(1) 簡易開示の対象
条例第25条第1項の規定による簡易な方法(口頭など)により開示請求を行うこと(以下「簡易開示」という。)ができる個人情報は、次の用件に該当するもので各課室所の長が定めるものとする。なお、当分の間は、試験等の結果を対象とする。
ア 開示に対する需要が高いもの
イ 一定の時期に開示請求が集中すると見込まれるもの
ウ 情報の記録形態が定型的で開示に関する判断をあらかじめ一律に行っておくことができるもの
エ 実務上、即時の開示に対応することが可能なもの
(2) 試験結果に係る開示内容
試験等の結果について簡易開示を行うこととしたときは、次の基準を参考として開示内容を定めるものとする。
ア 得点により合否が判定される場合にあっては、原則として得点(総合得点又は科目別得点)を開示すること。
イ 順位により合否が判定される場合にあっては、原則として順位を開示すること。
ウ 得点及び順位により合否が判定される場合にあっては、原則として得点(総合得点又は科目別得点)及び順位を開示すること。
エ 得点(総合得点又は科目別得点)及び順位以外の判定要素を含むものについては、それぞれ試験の性質、内容、開示した場合の影響等個別の事情を勘案し判断するものとする。
(3) 簡易開示の開始日及び期間
簡易開示の開始日は、原則として合格発表の日とし、簡易開示を実施する期間は、簡易開示の開始日から起算して1箇月間とする。ただし、特別の理由があるときは、この限りでない。
(4) 簡易開示の場所及び受付
簡易開示の場所は、原則として試験を実施する各課室所とする。
簡易開示の受付は、開示請求をしようとする者が開示請求に係る個人情報の本人であることを受験票、運転免許証、旅券等の本人の顔写真が添付された書類等により確認するものとする。
(5) 簡易開示による開示の方法
簡易開示による開示の方法は、原則として閲覧又は口頭による開示とし、写し等の交付は行わないものとする。ただし、当該個人情報の項目その他の情報を記載した書面を情報提供することを妨げるものではない。
(6) 簡易開示の告示
簡易開示を行うこととしたときは、次の事項を告示するものとする。
ア 簡易開示の対象となる試験の名称
イ 簡易開示の対象となる個人情報の項目
ウ 簡易開示の開始日及び期間
エ 簡易開示の場所
(7) 受験者への周知
簡易開示を行うこととしたときは、次の事項を受験案内等に記載し、当該試験等の受験者に対して周知するものとする。
ア 簡易開示を行うことができる個人情報
イ 簡易開示の受付期間及び受付時間
ウ 簡易開示の受付場所
エ 本人を確認するために提示を求める書類
(8) 簡易開示の実施報告
簡易開示を実施した各課室所は、簡易開示の期間が終了後、速やかに簡易開示実施状況を総合窓口に報告するものとする。
7 費用の徴収
(1) 費用の額及び徴収方法
個人情報の写しの交付に要する費用は、規則で定めるとおりとする。
費用の徴収は、前納とする。
(2) 費用の徴収場所
費用の徴収場所は、会計課窓口又は支所窓口とする。
(3) 費用の徴収事務
ア 開示担当職員は、財務規則の規定による領収証書に必要事項を記入の上、開示請求者に交付する。
イ 開示担当職員は、領収証書の領収印を確認の上、写しの交付を行う。
ウ 費用徴収に係る歳入の歳入科目は、次のとおりとする。
(款)諸収入、(項)雑入、(目)雑入、(節)総務雑入
第4 訂正(追加及び削除を含む。)請求に係る事務
1 相談及び説明
来訪者から個人情報の訂正に係る相談を受けた場合は、訂正請求の手続を説明するとともに、訂正請求の対象となるのは、この条例又は法令等の規定により開示を受けた自己を本人とする個人情報であることを説明するものとする。
2 訂正請求書の受付
(1) 開示の確認
個人情報窓口は、訂正請求をしようとする者が、個人情報開示決定通知書又は個人情報一部開示決定通知書を持参した場合は、その通知書により、持参していない場合は、開示を受けた時期や内容を聴取し、訂正請求に係る個人情報が条例第24条第1項の規定により開示を受けているかを確認するものとする。
(2) 訂正請求の方法
訂正請求をしようとする者は、個人情報訂正請求書(規則様式第11号)に必要事項を記載して個人情報窓口に提出するものとする。
郵便、ファクシミリ又は電子メールなどによる個人情報訂正請求書の提出は、受け付けないものとする。
(3) 事実を証明する書類等の提出等
訂正請求の受付を行う場合は、訂正請求をしようとする者に対して、訂正を求める内容が事実に合致することを証明する資料の提示又は提出を求めるものとする。
(4) 本人であることの確認
訂正請求の受付を行う場合は、訂正請求をしようとする者が訂正請求に係る個人情報の本人又はその代理人であることの確認を第3の2の(2)の手順に準じて行うものとする。
(5) 個人情報訂正請求書記載事項の確認
提出された個人情報訂正請求書について次の事項を確認するものとする。
ア 請求者欄(氏名、郵便番号、住所、電話番号)
開示請求に準ずるものであること。
イ 「本人開示を受けた個人情報」欄
訂正請求に係る個人情報が具体的に記載されていること。
ウ 「訂正を求める事実及び訂正の内容」欄
訂正請求に係る個人情報のうち、どの部分の内容をどのように訂正すべきか具体的に記載されていること。
エ 「代理人による請求の場合の本人の氏名等」欄(代理人により請求する場合に記載)
開示請求に準ずるものであること。
オ 「本人又は代理人確認欄」 (職員記載欄)
開示請求に準ずるものであること。
カ 「備考」欄 (職員記載欄)
開示請求に準ずるものであること。
(6) 個人情報訂正請求書の補正
個人情報訂正請求書に不備があれば、原則として受付窓口で補正を求める運用とする。なお、補正の際には、訂正請求者に対し、補正の参考となるような情報を提供するよう努めるものとする。
ただ、相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過しても補正がなされない場合には、個人情報訂正請求書をそのままの形で受け付けた上で訂正をしない旨の決定を行うことになる。
(7) 個人情報訂正請求書を受け付けた場合の訂正請求者への説明
個人情報訂正請求書の受付に当たっては、次の事項を訂正請求者に説明するものとする。
ア 訂正請求に対する決定は、個人情報訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に行い、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、訂正決定等の期間を60日を限度に延長することがあること。
イ 訂正請求に対する決定を行った場合は、訂正請求者に対し個人情報訂正決定通知書(規則様式第12号)により通知すること。
ウ 代理人が訂正請求をしている場合において、個人情報訂正決定通知書を受け取る前に代理人の資格を喪失したときは、書面によりその旨を届け出る必要があること。
3 訂正請求に対する決定までの事務手続
(1) 訂正決定等の期間の延長手続
ア 訂正決定等の期間の延長の通知
訂正請求を受けた各課室所は、訂正決定等をする期間を延長する場合は、決定期間延長通知書(規則様式第10号)を訂正請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
イ 決定期間延長通知書の記載要領
第3の3の(1)のウの手順に準じて行うものとする。
4 訂正請求に対する決定
(1) 訂正・非訂正の検討
訂正請求を受けた各課室所は、提出された資料等を参考として、関係書類の確認、関係者への照会その他適切な方法により速やかに調査を行うものとする。
なお、調査に当たっては、訂正請求者その他の個人の権利利益を不当に侵害することのないよう十分配慮する必要がある。
(2) 訂正請求に対する決定
ア 決定の種類
訂正請求については、以下の各区分に従いそれぞれの決定を行うものとし、訂正請求者に速やかに通知書を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
(ア) 訂正決定
訂正請求の対象となった個人情報を訂正するときは、訂正決定を行い、個人情報訂正決定通知書(規則様式第12号)により訂正請求者に通知するものとする。
(イ) 一部訂正決定
訂正請求の対象となった個人情報を一部訂正するときは、一部訂正決定を行い、個人情報一部訂正決定通知書(規則様式第13号)により訂正請求者に通知するものとする。
(ウ) 非訂正決定
訂正請求の対象となった個人情報を訂正しないときは、非訂正決定を行い、個人情報非訂正決定通知書(規則様式第14号)により訂正請求者に通知するものとする。
イ 決定の決裁
開示請求の場合に準じて行うものとする。
ウ 決定通知書の記載要領
個人情報訂正決定通知書、個人情報一部訂正決定通知書及び個人情報非訂正決定通知書
(ア) 本文「 年 月 日に訂正請求が・・・」欄
訂正請求があった年月日を記入する。
(イ) 「訂正請求に係る個人情報」欄
訂正請求書の「本人開示を受けた個人情報」欄に記載された内容をそのまま転記するのではなく、訂正請求に係る個人情報の内容を正確に記載するものとする。
(ウ) 「訂正の内容」欄
訂正請求に係る個人情報の訂正箇所及びどのように訂正するのかを記載する。
(エ) 「訂正年月日」欄
訂正請求に基づき、実際に訂正する年月日を記載する。
(オ) 「一部訂正をする理由」又は「訂正をしない理由」欄
訂正請求に係る個人情報を一部を訂正すること又は訂正しないことを決定した具体的な理由を記載する。
5 訂正の実施
(1) 訂正の時期
個人情報の訂正は、訂正決定をした後、速やかに実施するものとする。
(2) 訂正の方法
ア 文書、図画及び写真に記録された個人情報の訂正
原本の当該部分を二重線で消し、その上部に朱書き等により正確な情報を記載する。この場合、余白に訂正請求による訂正をした旨の記載をして訂正の経過がわかるようにするものとする。
原本の訂正をすることに困難な事情がある場合は、当該個人情報が誤っていた旨及び事実に合致する内容を記載した資料を添付する方法その他適当な方法により訂正するものとする。
イ 電磁的記録に記録されている個人情報の訂正
電磁的記録の該当部分を消去し、新たに記録する方法その他適当な方法により訂正するものとする。
用紙に出力されたものに記録されている個人情報についても、訂正をした内容で新たに出力し、差し替える方法その他適当な方法により訂正するものとする。
ウ 訂正内容の通知
訂正請求に応じて個人情報の訂正を実施した各課室所は、必要に応じて収集先及び提供先に対して、当該個人情報の訂正の内容を通知するものとする。
第5 是正の申出に係る事務
1 相談及び説明
来訪者から個人情報の是正に係る相談を受けた場合は、是正の申出の手続を説明するものとする。
2 是正の申出の受付等
(1) 是正の申出の窓口
ア 実施機関に対する個人情報の是正の申出の受付は、総合窓口において一元的に行う。
イ 各課室所においては、総合窓口において是正の申出を受け付ける旨を案内する。
(2) 是正の申出の受付
ア 本人又はその代理人であることの確認
是正の申出の受付を行う場合は、是正の申出をしようとする者が本人又はその代理人であることの確認を第3の2の(2)の手順に準じて行うものとする。
イ 個人情報の特定及びその取扱いの確認
是正の申出に係る個人情報の特定及びその取扱いの現況確認については、総合窓口職員が是正の申出をしようとする者と相談し、かつ、各課室所職員と連絡をとりながら行うものとする。
ウ 是正申出書の受付
総合窓口では、個人情報取扱いの是正申出書(規則様式第15号)(以下「是正申出書」という。)を受け付け、その写しを各課室所に送付するとともに、是正申出者に対して次の事項を説明するものとする。
(ア) 個人情報の取扱いの是正は、是正申出書の受付けと同時に実施するものではなく、必要な調査を行った上で、申出に対する処理を講ずるものであること。
(イ) 是正の申出に対する処理の内容は、個人情報取扱いの是正の申出に係る処理内容通知書(規則様式第16号)(以下「処理内容通知書」という。)により通知するものであること。
3 是正の申出に対する処理
(1) 是正申出書の内容確認
各課室所は、総合窓口から是正申出書の送付を受けたときは、次の事項を確認するものとする。
ア 是正申出者が条例第29条に規定する申出をすることができる者に該当すること、及び当該申出に係る事項が同条第1項に規定する事項(条例第6条から第9条までのいずれかの規定に係る事項)に該当すること。
イ 是正の申出に係る個人情報を現に保有し、取り扱っていること。
(2) 調査
各課室所は、速やかに当該是正の対象となった個人情報の取扱いについて必要な調査を行うものとする。
(3) 処理案の検討
ア 各課室所は、調査の後、速やかに、総合窓口と協議し、是正の是非、是正の方法、内容等の案を作成し、当該処理案の是非を検討するものとする。
イ 各課室所は、総合窓口と協議し、部長等決裁により処理の内容を確定するとともに、直ちに、当該処理を実施するものとする。
(4) 処理内容の通知
ア 処理内容通知書の記入
(ア) 「是正の申出に係る個人情報」欄
是正申出書の「是正の申出に係る個人情報」欄に記載された内容をそのまま転記するのではなく、是正の対象となった個人情報の内容を具体的に記載するものとする。
(イ) 「是正の申出の内容」欄
是正申出書の「是正の申出の内容」欄に記載された内容をそのまま転記するのではなく、是正の申出の内容を具体的に記載するものとする。
(ウ) 「是正の申出に対する処理の内容」欄
是正の申出に応じることを決定した場合は、是正の内容、理由、時期等について具体的に記載し、また、是正の申出に応じないことを決定した場合は、その旨及びその理由を具体的に記載するものとする。
イ 是正申出者への通知
各課室所は、処理内容通知書を是正申出者に対して速やかに送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
第6 不服申立てに係る事務
1 不服申立ての受付
開示請求及び訂正請求に対する決定等について、行政不服審査法(昭和37年法律第160号)に基づく不服申立書は、原則として総合窓口で受け付けるものとし、次のとおり処理する。
総合窓口において不服申立書を受け付け、当該不服申立ての対象となる決定を行った各課室所に、当該不服申立書の原本を送付するとともに、総合窓口でその写しを保管する。
不服申立書の原本の送付を受けた各課室所は、当該不服申立てに関係する他の課室所がある場合には、その写しを送付する。
2 不服申立書の受理又は却下の決定
各課室所は、当該不服申立ての用件について審査し、用件を具備していると認めるときは、これを受理するものとする。
また、用件を具備していない不適法な不服申立書であっても、補正可能なものであれば、相当の期間を定めてその補正を命ずるともに、補正がなされたときは、これを受理するものとする。
各課室所は、当該不服申立てが不適法であり補正できないと認められるときは、当該不服申立てを却下する決定を行い、決定書の謄本を不服申立人に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
3 吉野川市個人情報保護審査会への諮問
(1) 諮問を要しない場合
ア 不服申立てが不適法であり、却下するとき。
イ 不服申立てに係る原決定を取り消し又は変更する決定を行い、当該不服申立てに係る個人情報の全部を開示又は訂正することとなるとき(ただし、当該原決定について第三者から反対意見書が提出されているときを除く。)。
(2) 諮問書の提出
各課室所は、当該不服申立てについて前記(1)の各号に掲げる決定を行わない場合は、速やかに審査会に対し、次の書類を添付して諮問書を提出しなければならない。
ア 本人開示請求書又は訂正請求書
イ 開示請求又は訂正請求に対する決定通知書の写し
ウ 不服申立書の写し
エ その他必要な書類
(3) 諮問をした旨の通知
各課室所は、審査会に諮問した後、速やかに次の者に対し審査会諮問通知書(規則様式第17号)により諮問した旨を通知するものとする。
ア 不服申立人及び参加人
イ 本人開示請求者又は訂正請求をした者(本人開示請求者又は訂正請求をした者が不服申立人又は参加人である場合を除く。)
ウ 当該不服申立てに係る原決定について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が不服申立人又は参加人である場合を除く。)
4 審査会へのインカメラ審理への対応
各課室所は、条例第32条第5項の規定に基づき、審査会から開示決定等又は訂正決定等に係る個人情報の提出を求められたときは、当該個人情報を審査会に提出しなければならない。
5 審査会の調査に対する対応
前記4のほか、審査会から必要な書類の提出又は説明若しくは意見を求められたときは、各課室所はこれに応じなければならない。
6 審査会の答申の取扱い
審査会から答申が出されたときは、総合窓口においてその写しを作成し、不服申立人及び参加人に送付するものとする。
7 不服申立てに対する決定
各課室所は、審査会の答申を受けたときは、答申内容を尊重して当該不服申立てに対する決定を行うものとする。
(1) 不服申立てを棄却する場合
各課室所は、不服申立人に対して決定書の謄本を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
なお、意見照会をした第三者がある場合には、当該第三者に対し不服申立てを棄却した旨を連絡することが望ましい。
(2) 不服申立てを容認する場合
各課室所は、不服申立人に対して決定書の謄本及び当該個人情報の開示(又は部分開示)決定通知書、訂正決定通知書を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
この場合、意見照会をした第三者から反対意見書が提出されているときは、開示等の決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くこととする。
なお、意見照会した第三者がある場合には、当該第三者に対し不服申立てを容認した旨を連絡することとする。
8 第三者からの不服申立てへの対応
(1) 決定までの事務処理
開示請求に係る個人情報に記載されている第三者の情報の開示に関し、当該第三者から不服申立てがなされた場合は、前記1から7までの手順に準じて取り扱うとともに、各課室所は、職権で開示決定等の執行停止を行い、開示請求者にその旨を通知することとする。
(2) 不服申立てに対する決定
各課室所は、審査会の答申を受けたときは、答申内容を尊重して当該不服申立てに対する決定を行うものとする。
ア 不服申立てを棄却する(第三者に係る情報を開示する)場合
各課室所は、不服申立人(第三者)に対して決定書の謄本を送付するとともに、その写しを開示請求者及び総合窓口に送付するものとする。(開示請求者に写しを送付する場合は、不服申立人の個人の識別性をできる限り消去して行うものとする。)
また、当該個人情報の開示(又は一部開示)決定通知書を開示請求者に送付するとともに、その写しを不服申立人及び総合窓口に送付するものとする。(不服申立人に写しを送付する場合は、開示請求者の個人の識別性をできる限り消去して行うものとする。)
イ 不服申立てを容認する(第三者に係る情報を開示しない)場合
各課室所は、不服申立人(第三者)に対して決定書の謄本を送付するとともに、その写しを開示請求者及び総合窓口に送付するものとする。(開示請求者に写しを送付する場合は、不服申立人の個人の識別性をできる限り消去して行うものとする。)
この場合、各課室所は、原処分を変更して非開示(又は一部開示)決定を行い、その旨の決定通知書を開示請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
第7 事業者が取り扱う個人情報の保護
1 事業者指導担当課
個人情報の保護に関し、市長が事業者に対して行う勧告は、総合窓口及び当該事業者に係る事業分野を主管する各課室所が協力して行うものとする。
2 個人情報の不適正な取扱いに対する措置
(1) 説明又は資料の提出の要求等
事業者に対する説明又は資料の提出の要求は、次に掲げる事項を記載した書面により行うものとする。
ア 説明又は資料の提出を求める理由
イ 説明又は資料の提出の期限
ウ 説明又は提出を求める資料の内容
エ 正当な理由なく説明又は資料の提出の要求に応じないときは、その事実を公表することがある旨
オ その他必要と認める事項
(2) 是正の勧告
事業者が個人情報を著しく不適正に取り扱っていると認める場合には、当該事業者に対し、その取扱いの是正を勧告するものとする。
なお、是正の勧告をするときは、当該事業者に対して次の事項を記載した書面を交付するものとする。
ア 是正の勧告をする理由
イ 是正の勧告の内容
ウ 是正を行う処理期限
エ 勧告に従うときは、期限までに是正の内容を書面で回答すること
オ 期限までに回答がない場合は、勧告に従わないものとして取り扱うこと
カ 勧告に従わないときは、その事実を公表することがある旨
(3) 事実の公表
事業者が説明又は資料の提出に応じない場合、又は是正の勧告に従わない場合であって条例第34条第3項の規定による事実の公表をしようとするときは、審査会の意見を聴き、その答申内容を尊重し、公表するかどうか決定するものとする。
なお、事実を公表しようとするときは、あらかじめ当該事業者に対して、次の事項を書面により通知し、弁明の機会を与えるものとする。
ア 公表しようとする事実の内容及びその理由
イ 弁明書の提出先及び提出期限
ウ 弁明の裏付けとなる証拠書類又は証拠物がある場合は提出できる旨
第8 運用の公表
1 公表事項
条例第38条の規定に基づき公表する事項は、次のとおりとする。
(1) 開示請求及び訂正請求の件数
(2) 開示請求及び訂正請求に対する決定件数
(3) 簡易開示による請求の件数
(4) 不服申立ての件数
(5) 不服申立ての処理件数
(6) その他必要な事項
2 実施状況の取りまとめ及び公表
総合窓口は、毎年度初めに、前年度の各実施機関の実施状況について取りまとめ、告示することにより公表するものとする。
第9 目的外利用及び提供に関する事務
1 目的外利用の手続
(1) 同一実施機関内における個人情報の目的外の利用
ア 条例第9条第1項各号の規定により同一実施機関内の他の各課室所が保有する個人情報を目的外に利用しようとする場合、又は他の実施機関が保有する個人情報の提供を受けようとする場合は、利用又は提供を受けようとする各課室所(以下「利用課等」という。)は、あらかじめ当該個人情報を保有する各課室所に対し、個人情報目的外利用・提供依頼書(様式第1号)により依頼の手続をとり、承諾を得るものとする。
イ 個人情報の目的外利用又は提供に当たっては、当該個人や第三者の権利利益を不当に侵害することのないよう、十分配慮するものとする。
ウ 個人情報の提供を受けた利用課等は、当該承諾書の写しを総合窓口に送付するものとする。
エ 個人情報を提供した各課室所は、事後において審査会に個人情報を提供した旨を報告するものとする。
(2) 実施機関以外のものへの個人情報の目的外の提供
ア 各課室所は、実施機関以外のものから個人情報の利用目的以外の目的のために個人情報の提供の申出があった場合は、提供を受けようとするもの(以下「申出者」という。)に、個人情報外部提供申出書(様式第2号)を提出させるものとする。
イ 各課室所の長は、個人情報外部提供申出書の提出があったときは、条例第9条第1項各号に該当するかどうかを検討の上、当該提供の諾否の決定を行い、その結果を個人情報外部提供諾否決定通知書(様式第3号)により申出者に通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。
ウ 個人情報の目的外利用又は提供の決定に当たっては、当該個人や第三者の権利利益を不当に侵害することのないよう、十分配慮するものとする。
エ 各課室所は、実施機関以外のものへの個人情報の提供をするに当たっては、当該申出者に対して個人情報の保護措置を講ずるよう求めるものとし、個人情報の適正な取扱いに関する書面を取り交わすものとする。
オ 電子計算処理に係るデータの提供については、前記エに規定する書面に、次の事項を記載するものとする。
(ア) データの秘密保持に関する事項
(イ) データの指示目的以外の使用禁止及び第三者への提供の禁止に関する事項
(ウ) データの複写及び複製の禁止に関する事項
(エ) データの管理状況の検査に関する事項
(オ) データの受払い及び搬送に関する事項
(カ) 事故発生時における報告義務に関する事項
(キ) データの保管に関する事項
(ク) データの変換又は廃棄に関する事項
(ケ) その他必要な事項
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成18年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月31日訓令第8号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月31日訓令第12号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日訓令第10号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年6月28日訓令第8号)
この訓令は、平成24年7月9日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第7号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
