吉野川市電算システム管理運営規則

○吉野川市電算システム管理運営規則

平成16年10月1日

規則第15号

第1章　総則(第1条―第4条)

第2章　データ保護管理組織(第5条・第6条)

第3章　データの管理(第7条―第12条)

第4章　電算システムの利用(第13条)

第5章　システムの開発及び管理(第14条―第16条)

第6章　電算システム等操作及び電算室等の管理(第17条―第21条)

附則

第1章　総則

(趣旨)

第1条　この規則は、吉野川市電算システムの管理運営に関して必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　電算システム　電子計算機及びその周辺機器を使用し、定められた一連の処理手順に従って自動的に事務処理を行う組織で、市が管理するものをいう。

(2)　電算処理　電算システムにより情報を作成することをいう。

(3)　データ　電算処理に係る入出力帳票及び磁気記録をいう。

(4)　個人データ　個人又は法人に関するデータで、個人等を特定することができるデータをいう。

(5)　磁気記録　磁気ディスク、磁気テープ等に磁化された情報及びその媒体をいう(光磁気ディスク等を含む。)。

(6)　ドキュメント　システム設計書、プログラム説明書、コード表、操作手引書その他電算処理に必要な仕様書類をいう。

(7)　端末装置　通信回線を介してデータを入出力するために用いられる装置をいう。

(電算事務の範囲)

第3条　電算システムにより処理する事務は、市及びその機関が所掌する事務で、次の各号のいずれかに該当するものとする。ただし、公益を目的とする団体の事務で市民の福祉の向上に寄与し、かつ、個人の基本的人権を侵害するおそれがないと、市長が特に認めた事務については、この限りではない。

(1)　市民の福祉の向上を図ることができるもの

(2)　導入の効果を図ることができるもの

(3)　事務処理の効率化を図ることができるもの

(4)　その他行政水準の向上を図ることができるもの

(業務従事者の責務)

第4条　電算処理業務に従事する者は、入出力帳票、磁気記録等の媒体、ドキュメント及びオペレーションの適正な管理を行うとともに、データの保護について必要な措置を講じなければならない。

第2章　データ保護管理組織

(データ保護管理者)

第5条　データの保護の適正な管理を図るため、総務部長の職にある者をデータ保護管理者(以下「保護管理者」という。)とする。

2　保護管理者は、データ保護のために次に掲げる必要な措置を講じなければならない。

(1)　データのうち特に保護を必要とするデータ(以下「保護データ」という。)の指定及び指定の解除

(2)　データの適正な管理のための措置

(3)　データの管理状況その他これに関連する設備の状態等を把握するための必要な措置

(保護管理者の補助)

第6条　電算システムを主管する課の長(以下「電算主管課長」という。)並びに電算処理に係る事務を主管する課及びこれに準ずる組織の長(以下「事務主管課長」という。)の職にある者は、保護管理者の事務を補助しなければならない。

2　電算主管課長及び事務主管課長は、主管する事務の電算処理に係るデータ保護及び所管の端末装置の適正な管理に努めなければならない。

第3章　データの管理

(磁気記録及び入出力帳票の管理)

第7条　電算主管課長及び事務主管課長は、所管する磁気記録及び入出力帳票について、次に従い適正な管理に努めなければならない。

(1)　磁気記録の保管に関する必要事項は、データ保護管理台帳(様式第1号)に記録するものとする。

(2)　磁気媒体及び入出力帳票の搬送並びにデータの取扱いは、関係事務主管課長と電算主管課長が協議して定める。

(3)　磁気記録の内容は、第三者に漏えいすることのないよう必要な措置を講じなければならない。

(4)　端末装置等から直接電算システムで処理させる場合は、磁気記録内容が漏えいし、若しくは盗用され、又はみだりに消去若しくは変更されることのないようあらかじめ技術的な措置を講じなければならない。

(5)　データを記録している磁気記録は、その重要度に応じ、耐火保管庫に保管し、必要に応じて予備の磁気記録を作成するなど、保護措置を講じなければならない。

(ドキュメントの管理)

第8条　ドキュメントは、所定の場所に保管するものとし、これを持ち出すときは、そのドキュメントを所管する事務主管課長の承認を得なければならない。

(データの整備)

第9条　主管する業務以外のデータを利用して事務を処理するときにその事務の遂行に当たってデータの誤りを発見した場合は、その内容又は調査結果をデータ修正票(様式第2号)により、当該データを管理する事務主管課長に速やかに通知しなければならない。

2　前項の規定により、通知を受けた事務主管課長は、その内容を調査し、必要があればそのデータを整備しなければならない。

(利用の制限)

第10条　他課主管データを内部において利用しようとする課長(以下、「データ利用課長」という。)は、他課主管データ利用承認申請書(様式第3号)によりあらかじめ当該データを管理する事務主管課長及び保護管理者の承認を受けなければならない。ただし、データに個人情報が含まれる場合は、吉野川市個人情報保護条例事務取扱要綱第9の1の(1)に規定する方法により、取り扱うものとする。

2　データ利用課長は、承認を得た目的以外にそのデータを利用することはできない。

(データの外部提供の制限)

第11条　データは、外部に提供してはならない。ただし、法令に特別の定めがある場合又は市民の福祉増進その他公益のために必要があり、かつ、市民の個人的秘密を不当に侵害するおそれがないと認められる場合は、データの外部提供協議書(様式第4号)により保護管理者の承認を受けなければならない。

2　前項に規定するデータに個人情報が含まれる場合は、吉野川市個人情報保護条例事務取扱要綱第9の1の(2)に規定する方法により、取り扱うものとする。

(業務の委託)

第12条　事務主管課長が電算処理を外部に委託しようとする場合は、電算業務の業務委託協議書(様式第5号)により保護管理者に協議をしなければならない。

2　電算処理を外部に委託する場合は、次の各号に掲げる管理者の注意義務及び機密保持義務並びにデータの取扱いに関する注意事項を当該契約書に明記するとともに、データ保護のための措置を講じなければならない。再委託の場合も同様とする。

(1)　秘密の保持に関する事項

(2)　再委託の禁止又は制限に関する事項

(3)　目的外使用及び第三者への提供の禁止に関する事項

(4)　複写及び複製の禁止に関する事項

(5)　事故発生時における報告義務に関する事項