(目的)

第1条　この規程は、水道部(以下「部」という。)の組織及び業務執行に当たっての内部管理事務の処理等について必要な事項を定め、もって水道事業及び下水道事業の能率的な運営を図ることを目的とする。

(係及びその分掌事務)

第2条　部に次の課及び係を置く。

(職及び職務)

第3条　部に部長を、課に課長を、係に係長を置く。

第4条　前条に規定する職のほか、課に主事又は技師を置く。

第5条　前2条に規定する職のほか、必要と認めるときは、部に次長を、課に主幹、課長補佐、主査、事務主任及び技術主任を置く。

第6条　削除

(事務の委任)

第7条　管理者の権限に属する事務で、地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第13条第2項の規定により委任する事務については、別に定める。

(事務の代理決裁)

第8条　管理者が不在のときは、部長がその事務を代理決裁することができる。

(代理決裁の制限)

第9条　前条の規定による代理決裁は、特に命令する場合のほか、異例又は重要と認めるものについては、これをなすことができない。

(専決事項)

第10条　部長及び課長の専決することができる事項(以下「専決事項」という。)は、別に定めるもののほか、別表第1のとおりとする。

(専決の制限)

第11条　部長及び課長は、この規程において定める専決事項であっても、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、管理者の決裁を受けなければならない。

(類推による専決)

第12条　部長及び課長は、この規程において専決事項として定められていない事項であっても、事案の内容により専決することが適当であると認められるものは、この規程に準じ、専決することができる。

(報告)

第13条　部長及び課長は、必要があると認めるときは、専決した事項を管理者に報告しなければならない。

(公印の名称等)

第14条　公印の名称、寸法、書体、保管責任者、ひな形及び個数は、別表第2のとおりとする。

(公印の保管)

第15条　水道課長及び下水道課長(以下「保管責任者」という。)は、公印を常に堅固な容器に納めて保管しなければならない。

(公印の新調、改刻又は廃止)

第16条　公印の新調、改刻及び廃止は、管理者が行うものとする。

(公印の使用)

第17条　公印を使用するときは、押印すべき文書及び当該文書に係る決裁文書又は証拠書類(以下「決裁文書等」という。)を保管責任者に提示して、使用の承認を得なければならない。

(公印の刷り込み)

第18条　公印は、特に必要があるときは、押印に代えてその印影を印刷することができる。

(電子計算組織による公印)

第19条　電子計算組織を利用して証明、通知等を行う文書のうち、管理者が特に必要があるときは、公印の印影を電子計算組織に記録し、当該印影を当該文書に出力することにより公印の押印に代えることができる。

(印影の拡大縮小)

第20条　第18条第1項及び前条第1項の場合において必要があるときは、当該印影を拡大し、又は縮小することができる。

(公印の事故届)

第21条　保管責任者は、公印に関し・紛失・盗難その他事故が生じたときは、速やかに管理者に届け出なければならない。

(公印台帳)

第22条　保管責任者は、公印台帳(様式第1号)を備え、公印の新調、改刻又は廃止のあった都度必要な事項を記載し、整理しておかなければならない。

(文書の管理)

第23条　文書は、吉野川市文書管理規程(平成16年吉野川市訓令第4号)の定めるところに準じ、管理するものとする。

(文書の取扱い)

第24条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(課長の職責)

第25条　課長は、課の文書事務に関する一切の事務の責任者である文書管理責任者を担当する。

(文書主任)

第26条　文書事務を適正かつ迅速に処理するため、課に文書主任を置く。

(記号及び番号)

第27条　文書記号(以下「記号」という。)は、当該文書の属する会計年度を示す数字の次に、団体名及び課名を表示する2字を加えたものとし、文書番号(以下「番号」という。)は、課ごとに会計年度による一連番号とする。

(収受及び配布手続)

第28条　課に到着した文書及び物品は、総務係において次の各号の定めるところにより処理しなければならない。

(文書の処理)

第29条　主務係長は、文書の配布を受けたときは、直ちに課長の供覧を受けなければならない。ただし、定例又は軽易なものについては、この限りでない。

(供覧)

第30条　配布を受けた文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものは、当該文書の上部余白に供覧の表示をし、関係者に供覧するものとする。

(即日起案の原則)

第31条　文書の起案者は、起案に当たっては、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要する場合は、あらかじめ課長の承認を得るものとする。

(起案)

第32条　起案は、原則としてシステムに所要事項を入力することにより行わなければならない。ただし、定例のもので一定の簿冊で処理できるもの、又は軽易な文書で処理案を当該文書の余白に記載して処理できるものについては、この限りでない。

(起案理由及び関係書類)

第33条　起案文書には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例のもの又は軽易なものについては、これを省略することができる。

(回議)

第34条　起案文書は、順次、係長、課長、部長、管理者の順に回議しなければならない。

(合議)

第35条　起案の内容が他の部(吉野川市行政組織条例(平成16年吉野川市条例第7号)による部をいう。以下同じ。)に関係を有する場合は、部長の決裁を経た後、当該起案文書を関係する他の部長に合議しなければならない。

(回議及び合議に当たっての注意すべき事項)

第36条　第8条の規定により代理決裁するときは、当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載して認印し、後閲を要するものについては、「後閲」と記入しておかなければならない。

(浄書)

第37条　決裁文書は、主務係において浄書する。

(公印の押印)

第38条　校合を終了した浄書文書は、第4章の定めるところにより公印(重要なものにあっては、割印を含む。)の押印を受けなければならない。

(文書の発送)

第39条　文書及び物品の発送は、総務係において行う。

(完結文書の編さん及び保存)

第40条　決裁文書で、所定の手続を終わったもの(以下「完結文書」という。)は、システムにより作成した文書分類表及びファイル基準表に従って編さんし、これを保存しておかなければならない。

(保存文書の引継ぎ)

第41条　保存年限起算日から1年経過した文書で保存を必要とするものの引継ぎは、別に定めるところにより、毎年度終了後、行わなければならない。

(文書の廃棄)

第42条　保存期間が満了した文書は、速やかに廃棄しなければならない。ただし、機密に属する文書又は他に使用されるおそれのある文書を廃棄するときは、焼却、裁断又は消去の方法により処理しなければならない。