○吉野川市文書管理規程
平成16年10月1日
訓令第4号
(目的)
第1条 この訓令は、吉野川市における文書の管理について基本的事項を定めることにより、文書事務の適正かつ迅速な実施を図り、もって事務の能率及び合理化に資することを目的とする。
(1) 課 吉野川市役所処務規則(平成16年吉野川市規則第4号)に規定する課等及び吉野川市会計管理者の補助組織設置規則(平成16年吉野川市規則第6号)に規定する課をいう。
(2) 課長 前号に掲げる課の長をいう。
(3) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(4) 文書管理システム 文書に係る事務を庁内の通信回線を用いて処理するシステムをいう。
(5) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換により交換される電磁的記録をいう。
(6) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該装置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないことを確認することができるものであること。
(7) 文書の保管 文書を課又は室の事務室内のファイリングキャビネット等一定の場所に収納しておくことをいう。
(8) 文書の保存 文書庫等を原則として事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(文書事務の原則)
第3条 文書事務は、原則として、文書管理システムにより処理しなければならない。
2 文書事務は、適正かつ迅速に行うとともに、その処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(総務課長の職責)
第4条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書管理に関する事務の総責任者である文書統括責任者を担当し、文書事務(文書の受領、配布、収受、審査、決裁、浄書、印刷、発送及び整理等)の指導、改善及び完結文書の保存と廃棄の事務を統括する。
2 総務課長は、文書事務が適正に行われるよう各課における文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し必要な措置を求めるものとする。
(課長の職責)
第5条 課長は、課の文書事務に関する一切の事務の責任者である文書管理責任者を担当する。
(文書主任)
第6条 文書事務を適正かつ迅速に処理するため、各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、次に掲げる事務を指揮する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 文書事務の指導に関すること。
(4) 文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) 文書管理システムの利用の促進に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
3 課長は、毎年度初めに文書主任を指名し、総務課長に報告しなければならない。文書主任を変更したときも、同様とする。
(文書の記号及び番号)
第7条 文書には、軽易な事案に係るものを除き、次に掲げるところにより文書の記号を付し、番号を記載しなければならない。
(1) 条例、規則、訓令及び告示の記号は、その種類名に市名を冠したものとし、番号はその種類ごとに暦年による一連番号とすること。
(2) 前号以外の文書の記号は、会計年度、市名及び課名を表す略号とし、番号は、課ごとに会計年度による一連番号とすること。
(到達文書の取扱い)
第8条 市役所に到達した文書(電磁的記録を除く。以下「到達文書」という。)は、総務課長が受領し、次により速やかに処理しなければならない。
(1) 到達文書は、課ごとに分類し、集配ボックスにより配布すること。
(2) 封筒の表示等により特に開封が必要と認められる文書は、開封し、所管課へ配布すること。
(3) 内容証明扱い、配達証明扱い及び書留扱いによる文書並びに特別送達文書は、特殊文書受付簿(様式第2号)に所要事項を記載して所管課に配布すること。
(4) 2以上の部又は課に関連する文書は、総務課長と関係部課長との協議の上、最も関係が多いと認められる課等に配付すること。
(執務時間外の到達文書)
第9条 執務時間外の到達文書は、当直員が受領し、別に定めるところにより総務課長に引き継がなければならない。
(転送の禁止)
第10条 配付を受けた文書のうち、当該課の所管に属しないものがあったときは、直ちに総務課へ返付し、各課相互に転送してはならない。
(電磁的記録の取扱い)
第10条の2 通信回線を利用して受領した総合行政ネットワーク文書その他の電磁的記録は、文書管理システムにより収受の登録を行うものとする。
2 前項に定めるもののほか、電磁的記録の取扱いについては、別に定める。
(課における文書の取扱い)
第11条 課長は、配付を受けた文書(以下「配付文書」という。)を次により速やかに処理しなければならない。
(1) 配付文書は、開封の上、文書の余白に収受日付印(様式第3号)を押し、担当する者へ配付する。
(2) 個人あて又は職名あての親展文書その他開封を不適当と認めるものは、封をしたまま収受印を押し、名あて人に配付する。
(3) 文書の収受の日時が権利の得失又は変更に関係のある文書及び電報は、収受日付印の下に収受時刻を記入し、処理担当者の認め印を押して直ちに名あて人に配付する。
2 前項の規定にかかわらず、課長は、申請書、届出書等で、課において直接収受し、直ちに処理を要すると認められるものについては、文書の収受方法を別に定めることができる。
(文書の処理方針)
第12条 文書は、課長及び文書主任が中心となって速やかに処理しなければならない。
2 課長は、文書を収受したときは、当該文書を文書主任に回付しなければならない。ただし、当該文書が次のいずれかに該当するときは、速やかに上司に供覧して、直接上司の指示を受けなければならない。
(1) 重要な文書で処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要のあるもの
(2) 国又は他の地方公共団体の機関からの文書で重要と認められるもの
(3) 事務の性質上その処理が長期の日時を要すると認められるもの(課長の専決に属する事務を除く。)
3 文書主任は、前項の規定により文書の回付を受けたときは、当該文書の処理を行う職員(以下「事務担当者」という。)を指名し、課長からの指示その他当該文書を処理するのに必要な指示をしなければならない。
(文書処理の期日)
第13条 課に配付された文書は、原則としてその日のうちに事務担当者に回付しなければならない。
2 事務担当者は、前項により回付された文書を指定された期日内に処理しなければならない。ただし、指定された期日内に処理することが困難であると認められるときは、課長の承認を得て期日を延長することができる。
(文書の供覧)
第14条 文書の供覧は、文書の余白に供覧の表示をし、供覧押印欄を設けて行わなければならない。
(文書の起案)
第15条 事案の処理は、文書により決裁を受けなければならない。
2 文書の起案は、次項に定めるものを除くほか、原則として文書管理システムに所要事項を入力することにより行わなければならない。
3 定例的に取り扱う事案に係る起案は、一定の帳票を用いて行うことができる。
(関係書類の添付)
第16条 起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならない。
(合議による文書の処理)
第17条 2以上の部又は課に関連する文書は、所管課で処理案を起案し、所管課長は、関係する部又は課へ合議した後、上司の決裁を受けなければならない。
2 所管課長は、合議を終えた文書に不同意等の表示があったときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
(機密文書等の取扱い)
第18条 急施を要する文書又は機密文書その他重要な文書で決裁を必要とするものは、当該文書の内容を説明し得る職員が持ち回りで決裁を受けなければならない。
2 処理後においてもなお機密を要する文書は、封筒に入れ保管する等細心の注意をもって取り扱わなければならない。
(未処理文書の調整)
第19条 文書主任は、常に未処理文書を調査し、自ら処理する場合を除き、事務担当者にその処理を促進するよう指導しなければならない。
(文書の合議)
第20条 起案文書のうち、次の文書は、総務課長の合議を要するものとする。
(1) 条例、規則その他の規程の制定又は改廃に関する文書
(2) 前号に掲げるもののほか、総務課長が必要と認めるもの
(文書の発信者名)
第21条 発送文書は、市長名を用いなければならない。ただし、事案の内容により市長名とする必要がないものについては、この限りでない。
(浄書及び校合)
第22条 文書の浄書は、所管課で行うものとする。
2 浄書した文書は、文書管理責任者が原議書と校合しなければならない。
(公印等)
第23条 校合を終了した浄書文書は、吉野川市公印規則(平成16年吉野川市規則第10号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印を押印しないことができる。
(1) 次に掲げる往復文(その内容が特に重要なものを除く。)
ア 県の機関に対して発する往復文
イ 他の地方公共団体に対して発する往復文
ウ 他の地方公共団体以外のものに対して発する往復文
(2) 前号に掲げる文書のほか、主務課長が適当と認める文書
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する文書については、発信者の下に「公印省略」の表示をするものとする。
3 施行文書には、施行の確認をするため、決裁文書の上に施行文書の上部を重ね、契印を押印しなければならない。ただし、第1項ただし書の規定により公印の押印を省略する文書その他総務課長がその性質、内容等により契印の押印を要しないと認めた文書については、契印の押印を省略することができる。
(電子署名)
第23条の2 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書については、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。
2 電子署名を付与するために必要な手続その他の事項については、別に定める。
(文書の整理)
第24条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
3 文書の整理は、ファイリングシステムを基本とし、市統一のファイリングホルダーを使用する。
(文書の保管)
第25条 文書の保管は、文書主任のもと、各課において行うものとする。
2 保管の期間は、原則として保存年限起算日から1年間とし、各課において決められた定めに基づき保管し、又は閲覧の管理を行う。
(常用文書)
第26条 課長は、当該課において常時利用する必要があると認めるものを常用文書として指定することができる。
(ファイル基準表等の作成)
第27条 課長は、文書の正確な保管に資するため、文書管理システムにより文書分類表及びファイル基準表を作成しなければならない。
2 課長は、前項の規定により作成した文書分類表及びフアイル基準表の内容を変更するときは、総務課長に申し出なければならない。
(文書の保存)
第28条 文書の保存年限の種別は、次の5種類とする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。
3 文書の保存の担当は、次に掲げるとおりとし、それぞれの文書の保存年限に従って保存期間が満了するまで保存するものとする。
(1) 永年保存 総務課
(2) 10年保存以下 各課
4 保存年限の区分は、別表に定めるとおりとする。
(保存年限の設定)
第28条の2 課長は、文書の保存年限について、あらかじめファイル基準表に設定しておかなければならない。
(保存年限の起算)
第29条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年により処理する必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。
(保存文書の引継ぎ)
第30条 保管期間が満了した文書で保存を必要とするものの引継ぎは、別に定めるところにより、毎年度終了後、行わなければならない。
(引継文書の確認)
第31条 総務課長は、前条の規定により文書の引継ぎを受けたときは、当該文書の確認を行わなければならない。
(書庫の管理)
第32条 書庫の管理者は、総務課長とする。
2 総務課長は、書庫における文書の保存状況を統制管理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(保存文書の貸出し等)
第32条の2 保存文書の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする者は、総務課長に申し出なければならない。
(文書の廃棄)
第33条 保存期間が満了した文書は、速やかに廃棄しなければならない。
2 文書の廃棄は、引継ぎをした文書は総務課長の指示により所管課長が行い、その他の文書は所管課長が行う。
3 総務課長は、保存期間中の文書であっても保存の必要がないと認めるものは、所管課長と協議の上、廃棄することができる。
4 機密に属する文書又は他に使用されるおそれのある文書を廃棄するときは、焼却、裁断又は消去の方法により処理しなければならない。
(文書の継続保存)
第34条 所管課長は、保存期間満了後において、更に継続して保存する必要があると認められる文書があるときは、保存期間満了前に総務課長の承認を受けなければならない。
2 総務課長は、前項の規定による申出があった場合は、当該申出に係る文書の保存年限の延長の適否を審査し、延長を適当と認めたときは、当該文書を引き続き保存しなければならない。
第35条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成18年12月14日訓令第18号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年9月10日訓令第17号)
この訓令は、平成20年10月1日から施行する。
附則(平成25年3月29日訓令第6号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月15日訓令第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
別表(第28条関係)
保存期間の区分
種別 | 保存年限 |
|
第1種 | 永年保存 | 1 市議会の議決書及び議事録 2 条例、規則その他の重要な規程の制定又は改廃に関するもの 3 訓令、通達、告示、内規、例規等に関するもので特に重要なもの 4 許可、認可、特許、登録、指令又は契約等に関するもので特に重要なもの 5 不服申立てに対する決定若しくは裁決又は訴訟に関するもので特に重要なもの 6 行政上の指導、勧告、監督等に関するもので特に重要なもの 7 各種統計、調査研究等に関するもので特に重要なもの 8 職員の任免に関するもの 9 歳入歳出決算書 10 市有財産の取得に関するもの 11 市有財産の管理又は処分に関するもので特に重要なもの 12 原簿、台帳、カード等の帳票で特に重要なもの 13 議会に関するもので特に重要なもの 14 表彰に関するもので特に重要なもの 15 各種委員会、審議会に関するもので特に重要なもの 16 歴史上の参考となるべきもの 17 市広報 18 前各号の掲げる文書に類するもの 19 前各号に掲げるもののほか、永年保存を必要と認める文書 |
第2種 | 10年保存 | 1 訓令、通達、告示、内規等に関するもので重要なもの 2 許可、認可、特許、登録、指令又は契約等に関するもので重要なもの 3 不服申立に対する決定若しくは裁決又は訴訟に関するもので重要なもの 4 行政上の指導、勧告、監督等に関するもので重要なもの 5 各種統計、調査研究等に関するもので重要なもの 6 職員の服務又は給与に関するもので重要なもの 7 予算、決算又は出納に関するもので重要なもの 8 市税徴収に関するもので重要なもの 9 市有財産の管理又は処分に関するもので重要なもの 10 寄附受納に関する重要なもの 11 原簿、台帳、カード等の帳票で重要なもの 12 重要な事業の計画又は実施に関するもの 13 事務引継書に関する重要なもの 14 前各号の掲げる文書に類するもの 15 前各号に掲げるもののほか、10年保存を必要と認める文書 |
第3種 | 5年保存 | 1 訓令、通達、告示、内規等に関するもの 2 許可、認可、特許、登録、指令又は契約等に関するもの 3 不服申立に対する決定若しくは裁決又は訴訟に関するもの 4 行政上の指導、勧告又は監督に関するもの 5 各種統計、調査研究等に関するもの 6 職員の服務又は給与に関するもの 7 予算、決算又は出納に関するもの 8 市有財産の管理又は処分に関するもので軽易なもの 9 市税徴収に関するもの 10 議会に関するもので重要なもの 11 原簿、台帳、カード等の帳票 12 事業の計画又は実施に関するもの 13 前各号の掲げる文書に類するもの 14 前各号に掲げるもののほか、5年保存を必要と認める文書 |
第4種 | 3年保存 | 1 議会に関するもの 2 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの 3 照会、回答その他往復文書に関するもの 4 前各号の掲げる文書に類するもの 5 前各号に掲げるもののほか、3年保存を必要と認める文書 |
第5種 | 1年保存 | 1 照会、回答、通知等で軽易なもの 2 前号に掲げる文書に類するもの 3 所管課以外の課等における共通文書 4 前各号に掲げるもののほか、1年を超えて保存する必要がないと認められる文書 |
