この訓令は、別に定めるもののほか、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「施行令」という。)、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号)、吉野川市個人情報保護法施行条例(令和5年吉野川市条例第1号。以下「条例」という。)及び吉野川市個人情報保護法等施行規則(令和5年吉野川市規則第21号。以下「規則」という。)の規定による個人情報の保護に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

第2　総合窓口の事務

1　総合窓口の設置

個人情報保護制度の統一的かつ円滑な運営を図るため、総務課に個人情報の保護に関する事務の総合窓口を設置する。

2　総合窓口で行う事務

総合窓口で行う事務は、次のとおりとする。

(1)　個人情報の保護に関する一般的な案内、相談及び啓発に関すること。

(2)　個人情報を取り扱う事務を主管する課等との連絡調整に関すること。

(3)　個人情報ファイル簿(規則様式第1号)の管理及び閲覧に関すること。

(4)　保有個人情報の開示の請求(以下「開示請求」という。)、訂正の請求(以下「訂正請求」という。)及び利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)の請求(以下「利用停止請求」という。)の受付に関すること。

(5)　開示請求、訂正請求及び利用停止請求(以下「開示請求等」という。)に係る保有個人情報の開示等の実施窓口に関すること。

(6)　開示等の実施に関すること。

(7)　開示請求に係る保有個人情報の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。

(8)　開示請求等に対する決定についての審査請求の受付に関すること。

(9)　吉野川市個人情報保護審査会の庶務に関すること。

(10)　個人情報保護制度の運用状況の取りまとめ及び公表に関すること。

第3　主管課等の事務

1　主管課等

実施機関が行う個人情報の保護に係る事務について、個人情報を取り扱う事務を主管する課(課に相当するものを含む。)を主管課等とする。

2　主管課等で行う事務

主管課等で行う事務は、次のとおりとする。

(1)　個人情報ファイル簿の作成及び届出に関すること。

(2)　主管課等が行う個人情報の保護に係る案内及び相談に関すること。

(3)　開示請求等の受付及び受理に関すること。

(4)　開示請求等に係る保有個人情報の特定及び検索に関すること。

(5)　開示請求等に対する諾否の決定及びその通知に関すること。

(6)　開示請求等に対する諾否の決定期間の延長を行う場合、その決定及び通知に関すること。

(7)　法第86条に規定する第三者からの意見聴取に関すること。

(8)　保有個人情報の訂正、削除、目的外利用及び提供の中止の実施に関すること。

(9)　所管する保有個人情報の取扱いに係る苦情の処理に関すること。

(10)　審査請求事案に係る審議会への諮問に関すること。

(11)　審査請求に対する裁決及びその通知に関すること。

(12)　所管する保有個人情報に係る訴訟に関すること。

第4　個人情報の目的外利用及び提供に関する事務

1　同一実施機関内における個人情報の目的外利用

(1)　法第69条第2項の規定により、実施機関内の他の課等が保有する個人情報を利用目的以外の目的のために利用し、又は提供(以下「目的外利用等」という。)を受けようとする課等(以下「利用課等」という。)の長は、あらかじめ、個人情報目的外利用・提供依頼書(様式第1号)を当該個人情報の主管課等の長に提出するものとする。

(2)　主管課等の長は、個人情報目的外利用・提供依頼書の提出があった場合は、法第69条第2項各号のいずれかに適合することを確認した上で承諾し、個人情報目的外利用・提供承諾書により利用課等の長に通知するものとする。

(3)　主管課等の長は、当該承諾書の写しを総合窓口に送付するものとする。

(4)　目的外利用等の承諾を受ける課等の長は、当該個人情報について、次に掲げる事項を遵守しなければならない。また、目的外利用等の承認を受けた課等の長がその事項に違反したときは、主管課等の長は、承認を取り消すとともに、目的外利用等を認めた個人情報の返還その他必要な措置を命ずることができるものとする。

ア　申請目的以外の利用の禁止

イ　承認を受けた課等以外の課等又は当該市の機関等以外のものへの提供の禁止

ウ　利用期間終了後の返還義務又は廃棄義務

エ　その他必要な事項

2　実施機関以外のものへの個人情報の提供

(1)　実施機関内の主管課等が保有する個人情報を利用目的以外の目的のために実施機関以外の外部へ提供(以下「外部提供」という。)することについて、当該主管課等は、法第69条第2項の規定に該当する外部提供を受けようとするもの(以下「申出者」という。)に、個人情報外部提供申出書(様式第2号)を提出させるものとする。

(2)　主管課等の長は、個人情報外部提供申出書の提出があった場合は、法第69条第2項各号のいずれかに適合することを確認した上、外部提供の可否の決定を行い、その結果を総合窓口に合議の上、個人情報外部提供諾否決定通知書(様式第3号)により当該申出者に通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(3)　主管課等の長は、外部提供する場合は、当該申出者に対して法第70条の規定により安全確保の措置を講ずるよう求めるものとし、次に掲げる事項を明記するものとする。

ア　個人情報の秘密保持に関する事項

イ　個人情報の目的外の利用の禁止に関する事項

ウ　個人情報の第三者への提供の禁止に関する事項

エ　個人情報の取扱方法及び保管に関する事項

オ　個人情報の複写及び複製の禁止に関する事項

カ　個人情報を提供する期間並びに終了後の廃棄及び返却に関する事項

キ　その他提供するに当たって遵守する必要があると認められる事項

(4)　電子計算機処理に係るデータの提供については、前記(3)の他に、次の事項を明記した書面を取り交わすものとする。

ア　データの秘密保持に関する事項

イ　データの指示目的以外の使用禁止及び第三者への提供の禁止に関する事項

ウ　データの複写及び複製の禁止に関する事項

エ　データの管理状況の検査に関する事項

オ　データの受払い及び搬送に関する事項

カ　事故発生時における報告義務に関する事項

キ　データの保管に関する事項

ク　データの返還又は廃棄に関する事項

ケ　その他必要な事項

3　法令等に定められた手続による個人情報の目的外利用等及び外部提供

前2項の規定にかかわらず、法令等に定められた手続により目的外利用等及び外部提供をしようとする場合は、当該法令の定めるところによるものとする。

第5　個人情報ファイル簿の作成

1　個人情報ファイル簿の作成

(1)　主管課等の長は、当該課等の事務において、個人情報ファイルを保有する場合は、法第75条第1項に規定にする個人情報ファイル簿を作成しなければならない。

(2)　主管課等の長は、新たに個人情報ファイル簿を作成した場合は、完成したもの1部とその電磁的記録を総合窓口の長に提出するとともに、その控えを保管して管理するものとする。

2　個人情報ファイル簿作成の対象

個人情報ファイル簿の作成の対象は、法第60条第2項に規定する個人情報ファイルとする。ただし、法第75条第2項及び第3項に記載の個人情報ファイルについては、作成の対象から除外するものとする。

3　個人情報ファイル簿の内容の変更又は廃止

(1)　主管課等の長は、提出した個人情報ファイル簿の内容に変更があった場合は、内容を修正した個人情報ファイル簿を、新たに作成した場合と同様に、総合窓口の長に提出するものとする。

(2)　保有個人情報ファイルを保有しなくなったとき又は法第75条第2項及び第3項の規定に該当することにより個人情報ファイル簿の公表を要しなくなったときは、その旨及び廃止年月日を総合窓口の長に報告するものとする。

4　個人情報ファイル簿の公表

総合窓口の長は、主管課等の長から提出のあった個人情報ファイル簿について、その内容を確認した上で、目録を作成し、市のホームページに公表するものとする。

第6　開示請求等に係る事務

主管課等において開示請求等の事務を取り扱う場合は、次のとおりとする。

1　相談及び案内

(1)　来訪者から保有個人情報の開示に関する相談を受けた場合は、その意図を十分に理解し、求めている保有個人情報をできる限り具体的に把握した上で、制度の内容、請求の方法等について適切に説明及び案内をするものとする。

(2)　開示請求の申出があった情報が他の法令によって閲覧又は写しの交付の手続が定められている場合は、請求者にその旨を十分に説明し、閲覧等の手続ができる窓口を案内するものとする。

(3)　開示請求の申出があった情報が、資料、刊行物等の情報提供で対応できる場合は、情報提供で対応するものとする。

(4)　開示の請求の申出があった情報が、法第124条の規定に該当する場合は、該当する保有個人情報は、法に基づく開示請求の適用除外等であることを説明するものとする。

(5)　総合窓口及び主管課等は、必要に応じて相互に連携をとりながら、それぞれの事例に対処するものとする。

2　開示請求書の受付等

総合窓口及び主管課等は、来庁者が開示を求める保有個人情報が、他に閲覧等の制度がないと認める場合は、来庁者に開示請求書の提出を求めるものとする。

(1)　開示請求の方法

開示等の請求は、保有個人情報開示請求書(規則様式第2号)(以下「開示請求書」という。)を主管課等又は総合窓口に提出することにより行うものとする。この場合、電話、ファクシミリ、電子メール等若しくは口頭による開示請求は受け付けないものとする。

(2)　開示請求者であることの確認

開示請求を受け付ける際の本人、法定代理人又は任意代理人であることの確認は、次により行うものとする。

ア　本人による請求の場合

開示請求書を提出しようとする者に対して、次に掲げる書類の提示又は提出を求めて、その者が本人であるかどうかを確認するものとする。

この場合、写真が貼付されていない書類にあっては、複数の書類の提示又は提出を求めて確認し、これにより難い場合は、本人であれば当然知り得るべき事項について質問する等慎重に対応するものとする。

(ア)　自動車等の運転免許証

(イ)　旅券

(ウ)　健康保険、国民健康保険、船員保険等の被保険者証

(エ)　国民年金、厚生年金保険又は船員保険に係る年金証書

(オ)　共済組合員証

(カ)　国民年金手帳

(キ)　厚生年金手帳

(ク)　船員手帳

(ケ)　共済年金、恩給等の証書

(コ)　印鑑登録証明書

(サ)　海技手帳

(シ)　猟銃・空気銃所持許可証

(ス)　戦傷病者手帳

(セ)　宅地建物取引主任者証

(ソ)　電気工事士免状

(タ)　無線従事者免許証

(チ)　住民基本台帳カード

(ツ)　個人番号カード

(テ)　在留カード

(ト)　特別永住者証明書

(ナ)　特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書

(ニ)　身体障害者手帳

(ヌ)　官公署の発行する身分証明書

(ネ)　その他本人であることを確認し得る書類

イ　法定代理人による請求の場合

法定代理人に係るアの書類に加え、保有個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び請求をしようとする者が本人の親権者又は後見人であることを確認するため、次の書類の提示又は提出を求めるものとする。

(ア)　戸籍謄本又は抄本(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)

(イ)　後見登記事項証明書(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)

(ウ)　その他代理関係を確認し得る書類

ウ　本人の委任による代理人による請求の場合

本人の委任による代理人(以下「任意代理人」という)に係るアの書類に加え、開示請求者が本人の意思に基づいて委任されたものであることを確認するため、委任状(規則様式第3号)の提出を求めるものとする。委任状には本人の実印を押印するものとし、本人の印鑑登録証明書の提出も併せて求めるものとする。また、必要に応じて開示請求者の意志を電話等により確認するものとする。

(3)　郵送による請求

郵送により開示請求書が提出された場合の処理は、次によるものとする。

ア　開示請求書の記載事項の確認

開示請求書の各欄に記入漏れがないかどうか、特に「開示を請求する保有個人情報」欄に、開示請求に係る個人情報が特定し得る程度に具体的に記入されているかどうかを確認し、記載が不完全である場合は、開示請求者に補正を求めるものとする。

イ　開示請求者の確認

開示請求者が本人、法定代理人又は任意代理人であることの確認は、開示請求者に係る(2)のアに掲げる書類のうち2以上の種類の書類の写し及び開示請求者(本人を除く。)に係る(2)のイ又はウに掲げる書類を提出させる方法によるものとする。

また、写しについては、改ざんのおそれがあるため、次に掲げる方法等を併用することにより慎重に対応し、不当な開示請求によって個人の権利利益の侵害が発生することのないよう努めるものとする。

(ア)　電話又は文書による本人への照会(併せて開示を求める情報に関する事項等本人であれば当然知り得る事項について質問する。)

(イ)　提出された書類の発行機関への照会

(4)　個人情報の特定

ア　開示請求に当たっては、開示請求者が求める当該保有個人情報の有無の確認及び当該保有個人情報の内容についてできる限り具体的に特定をするものとする。このため、総合窓口にあっては、必要に応じ関係する主管課等に照会するものとする。

イ　保有個人情報の特定に当たっては、開示請求のあった保有個人情報が存在しているか否かを回答するだけで、法第78条第1項各号に該当する不開示情報を開示することとなり、保護すべき利害が害される場合があることに留意するものとする。

(5)　開示請求書の記入欄の確認

開示請求書の記入欄に必要事項が記入されているかどうかを確認するものとする。

この場合において、記入漏れ又は不明な箇所があるときには、開示請求者に対し、当該箇所を補筆し、又は訂正するよう求めるものとする。

(6)　開示請求を受け付けた場合の説明等

開示請求書が提出されたときは、当該開示請求書に収受印を押印し、その写しを開示請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　保有個人情報の開示は、開示決定等に日時を要するため、原則として開示請求書の受付と同時には行われないこと。

イ　開示決定等は、開示請求があった日から起算して30日以内に行い、保有個人情報開示決定通知書(規則様式第4号)(以下「開示決定通知書」という。)又は保有個人情報不開示決定通知書(規則様式第5号)(以下「不開示決定通知書」という。)(以下これらを「開示決定通知書等」と総称する。)により通知するものであること。

ウ　事務処理上の困難その他正当な理由があるときには、イに規定する期限を延長することがあり、その場合には保有個人情報開示決定等期限延長通知書(規則様式第6号)(以下「開示決定等期限延長通知書」という。)又は保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書(規則様式第7号)(以下「開示決定等期限特例延長通知書」という。)により通知するものであること。

エ　開示決定又は部分開示決定に基づき、保有個人情報の開示を受ける際は、開示決定通知書を持参し、提示するとともに、(2)の本人確認書類を再度提示しなければならないこと。

オ　写しの交付等には、費用の負担が必要であること。

カ　任意代理人による開示請求を受け付けた場合は、本人の意思を電話等で確認する場合があること。

キ　開示請求のあった保有個人情報が著しく大量であり、かつ、処理手続に多大な日数が必要である場合は、処理手続等を開示請求者に説明し、分割請求や抽出請求に変更するよう依頼すること。

(7)　開示請求書の受付後の取扱い

開示請求書の受付は、次のとおりとする。

ア　総合窓口で受け付けた場合

総合窓口は、提出された開示請求書の副本を作成し、正本を直ちに主管課等へ送付するとともに当該開示請求書の副本を保管するものとする。

イ　主管課等で受け付けた場合

主管課等は、提出された開示請求書の副本を作成し、副本を総合窓口へ送付するとともに当該開示請求書の正本を保管するものとする。

ウ　任意代理人による開示請求書を受け付けた主管課等は、必要に応じて電話等で本人の意思を確認するものとする。

3　開示請求に対する決定までの事務手続

(1)　開示請求書の補正

ア　主管課等は、開示請求書を受け付けたときは、開示請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所があり、当該箇所の補正を求めるときは、社会通念上必要とされる相当の期間を定めるとともに、請求者に対し、補正の参考になる情報を提供するものとする。

イ　任意代理人による開示請求書の送付を受け付けたときは、必要に応じて電話等で開示請求の内容、委任の意思等本人の意思を確認し、本人の意思と異なる場合は、補正等を求めるものとする。

(2)　記録の検索及び検討

主管課等は、開示請求のあった保有個人情報について、文書管理システム、個人情報ファイル等を基に検索を行い、保有個人情報の内容等の特定を行うとともに、特定した保有個人情報の内容が法第78条から第81条までの規定に該当するか否かを検討するものとする。

この場合の検討に当たっては、必要に応じて関係主管課等と協議するものとする。

(3)　開示決定等までの期間

開示決定等は、開示請求があった日から起算して30日以内に行うものとする。この場合、開示請求書の補正に要した日数は、開示決定等の期間に含まないものとする。

ア　開示決定期間の延長

事務処理上の困難その他正当な理由により、法第83条第1項の規定による開示決定等の期限を延長する場合は、次のことに留意の上、開示請求者に対し通知するものとする。

(ア)　延長期間は、30日以内とすること。

(イ)　決定期間の延長をした場合は、直ちに開示決定等期限延長通知書を作成し、開示請求者に送付すること。この場合、通知書には、延長の理由をできるだけ具体的に記入すること。

(ウ)　主管課等は、開示決定等期限延長通知書の写しを総合窓口に送付すること。

イ　開示決定期間の延長及び特例

開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から60日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあることによる、法第84条に規定する開示決定等の期限の特例については、次のことに留意の上、開示請求者に対し通知するものとする。

(ア)　開示請求のうち、60日以内に開示決定等が可能な部分については、開示決定通知書等により開示請求者に対し通知すること。

(イ)　延長期限は、必要最小限とすること。

(ウ)　開示決定等の期限の特例を適用した場合は、直ちに開示決定等期限特例延長通知書を作成し、開示請求者に送付すること。この場合、開示決定等の期限の特例を適用する理由をできるだけ具体的に記入し、残りの保有個人情報についての開示決定等をする期限を通知すること。

(エ)　主管課等は、開示決定等期限延長通知書の写しを総合窓口に送付すること。

(4)　開示請求に係る事案の移送

主管課等は、開示請求のあった保有個人情報が、他の行政機関等において開示決定等をすることにつき正当な理由がある場合は、当該他の行政機関等と協議の上、当該他の行政機関等に対し、事案を移送することができる。

ア　他の行政機関等との協議

主管課等は、開示請求のあった保有個人情報が、次のいずれかに該当するときは、他の行政機関等と協議を行うものとする。事案の移送に係る協議が整った場合は、当該他の行政機関等に対し保有個人情報開示請求事案移送書(規則様式第8号)及び開示請求書を送付するものとする。

(ア)　開示請求のあった保有個人情報が他の行政機関等から提供されたものであるとき。

(イ)　開示請求のあった保有個人情報を記録した行政文書が他の行政機関等と共同で作成されたものであるとき。

(ウ)　開示請求のあった保有個人情報の重要な部分が、他の行政機関等の事務及び事業に係るものであるとき。

イ　事案を移送した旨の通知

主管課等は、アにより他の行政機関等に事案を移送した場合は、次のことに留意の上、開示請求者に対し、保有個人情報開示請求事案移送通知書(規則様式第9号)により通知するものとする。

ウ　主管課等は、開示請求に係る保有個人情報開示請求事案移送書及び保有個人情報開示請求事案移送通知書の写しを総合窓口に送付すること。

エ　他の行政機関等の開示への協力

主管課等は、移送先である他の行政機関等が法第85条第3項の規定により開示を実施する場合、当該他の行政機関等の求めに応じて開示の実施に必要な協力を行うものとする。

オ　他の行政機関等から事案の移送を受けた場合

主管課等は、他の行政機関等から事案の移送を受けた場合は、法第85条第2項及び第3項の規定により、開示決定等及び開示の実施を法令の定めるところにより行うものとする。この場合においては、移送元である他の行政機関等に対して開示の実施に必要な協力を求めるものとする。

(5)　第三者に対する意見書提出の機会の付与等

開示請求の対象となった保有個人情報に第三者(他の行政機関等を除く。)に関する情報が含まれている場合は、第三者の権利利益の保護の観点から、開示決定等を慎重かつ公正に行うため、第三者に対し、意見書の提出の機会を与えるものとする。

ア　任意的意見聴取

第三者(対象となる第三者が複数の場合は、必要な範囲の第三者)に対し、当該第三者に関する情報が含まれている保有個人情報について開示請求があった場合は、意見照会書(規則様式第10号)により通知し、意見書(規則様式第12号)を提出する機会を与えることができる。

イ　必要的意見聴取

不開示情報に該当するにもかかわらず、次に掲げるものを理由として開示請求があった場合は、第三者の権利利益を侵害するおそれがあることから、また、適正手続の保障の観点から、意見照会書(規則様式第11号)により通知し、意見書提出の機会を与えることを義務付けるものとする。

(ア)　開示請求者以外の個人に関する情報ではあるが、人の生命、健康、生活又は財産を保護するために、開示することが必要であると認められるもの。

(イ)　法人等に関する情報又は開示請求者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であるが、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められるもの。

(ウ)　不開示情報(法令等の定めにより開示することができないものを除く。)が含まれている場合であっても、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認められるもの。

ウ　意見照会は、開示請求者の個人の識別性をできる限り消去して行うものとする。開示請求者の氏名等個人情報を第三者に知らせざるを得ない場合は、開示請求者の同意を得るように努めるとともに、第三者に他の者への漏えいの防止を要請するなど開示請求者の権利利益の保護に十分配慮して行うものとする。

エ　意見照会は、当該個人情報が開示されることによる支障の有無だけでなく、支障の内容についてもできるだけ具体的に把握するように努めるものとする。

オ　反対意見書が提出された場合の措置等

(ア)　意見書の提出の機会を与えた第三者が当該保有個人情報の開示に反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した場合において、当該第三者が開示されると支障があるとした部分を開示する旨の決定をするときは、当該第三者に対し、反対意見書に係る保有個人情報の開示決定に関する通知書(規則様式第13号)により通知するとともに、通知書及び反対意見書の写しを総合窓口に送付するものとする。

(イ)　(ア)の通知から開示の実施までは、当該第三者が開示決定に対する審査請求又は取消訴訟を提起することができるように、2週間を置かなければならない。

(6)　部分開示

開示請求に係る保有個人情報について、法第79条に規定する部分開示を行うかどうかは、当該保有個人情報の記録媒体の種類、性質、記録状況等から部分開示が容易であるかどうかのほか、部分開示しても開示請求者の開示請求の趣旨を損なわないものであるかどうかを検討して判断するものとする。

(7)　開示決定等の決裁

ア　開示決定等の起案文書には、開示請求書の写し及び開示決定等の通知書の案、第三者情報に関する意見を聴取した場合の意見書又は意見聴取記録書、開示請求のあった保有個人情報の写し等を添付するものとする。

イ　決裁の区分は、吉野川市事務決裁及び専決規程(平成16年吉野川市訓令第3号)に定めるところによるものとする。

(8)　開示決定等の通知

ア　主管課等は、開示決定等をした場合は、速やかに開示決定通知書、不開示決定通知書を作成し、開示請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に提出するものとする。

イ　開示請求書等により開示の実施方法及び実施の希望日を確認することができない場合は、保有個人情報の開示の実施方法等申出書(規則様式第14号)(以下「申出書」という。)を併せて送付するものとする。

4　開示の実施

(1)　開示の日時及び場所

ア　保有個人情報の開示は、開示決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所(申出書の提出を求めた場合にあっては、申出書において開示請求者が指定した日時及び場所)で実施するものとする。

主管課等は、開示請求者がやむを得ない事情により、あらかじめ指定した日時に保有個人情報の開示を受けることができないときは、開示請求者と再度調整の上、別の日時に保有個人情報の開示を実施することができるものとする。この場合、新たに開示決定通知書の送付は要しないものとし、その旨を総合窓口に連絡するものとする。

(2)　開示決定通知書の提示及び本人確認

ア　主管課等は、開示の実施に先立ち、開示を受けようとする者に対して、開示決定通知書の提示を求めるとともに、当該開示を受ける者が開示請求者本人(法定代理人又は任意代理人による請求の場合は、当該代理人)であることを確認するものとする。この場合、本人等であることの確認は、2の(2)に準じて行うものとする。

イ　法定代理人又は任意代理人に対して開示の実施を行う場合には、必要に応じて、代理人としての資格を喪失していないことを本人に確認する等の方法により確認する。

(3)　開示の方法

個人情報記録の開示は、次の方法により行うものとする。

ア　文書、図面及び写真(以下「文書等」という。)の場合

(ア)　閲覧の方法

原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、それを破損し、又は汚損するおそれがあるときその他の相当の理由があるときは、原本を複写した物を閲覧に供するものとする。

(イ)　写しの交付の方法

文書等の原本又はそれを複写したものについて、複写機により作成した写しを交付することにより行うものとする。

(ウ)　部分開示の方法

部分開示をする場合には、おおむね次の方法により開示をしない部分の分離を行い保有個人情報の開示をするものとする。

a　開示ができる部分とできない部分とがページ単位で区分できる場合

開示ができない部分を取り外すなど開示ができない部分について閲覧ができない措置を講じ、開示ができる部分についてのみ保有個人情報の開示を行うものとする。

b　開示ができる部分とできない部分とが同一のページにある場合

開示ができない部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写した物で行政文書の開示を行うものとする。

イ　電磁的記録に記録された保有個人情報の開示の方法

電磁的記録の場合は、電磁的記録を保存している媒体の種別ごとに次の方法により閲覧、視聴又は写しの交付等を行うものとする。ただし、次の方法により開示することが技術的に困難なとき又はプログラムの変更等に多額の経費が見込まれるときは、可能な方法により行うものとする。

(ア)　閲覧の方法

原則として、写しを次の方法により閲覧に供するものとする。

a　電子計算機処理に係る磁気テープ、磁気ディスク等の場合

当該磁気テープ等に記録されている保有個人情報を現に使用しているプログラムを用いてプリンターにより出力したものにより行うものとする。

(イ)　視聴の方法

原則として原本を次の方法により視聴に供するものとする。ただし、原本での視聴によりそれを汚損し、又は破損するおそれがあるときその他相当の理由があるときは、複製物を視聴に供するものとする。

a　録音データ又は録画データの場合

パーソナルコンピュータ及びその他の専用機器により行う。

b　光ディスク及び光磁気ディスクの場合

パーソナルコンピュータにより行う。

(ウ)　写しの交付等の方法

a　電子計算機処理に係る磁気テープ、磁気ディスク等の場合

プリンターにより出力したものを電子複写機で複写した物を交付すること、又はパーソナルコンピュータ等により光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したものを供与することにより行う。

b　録音テープ又は録画テープの場合

パーソナルコンピュータ及びその他の専用機器により光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したものを供与することにより行う。

(エ)　部分開示の方法

a　電子計算機処理に係る磁気テープ、磁気ディスク等の場合

当該磁気テープ等に記録されている保有個人情報を現に使用しているプログラムを用いてプリンターにより出力したもののうち、開示することができない部分を覆って作成した写しを閲覧に供し、又はそれを複写した物を交付する等の方法によるものとする。

b　録音データ又は録画データの場合

視聴に供することができる部分とそれ以外の部分とを容易に分離することができる場合は、視聴に供することができない部分を除いて、当該録音データ又は録画データを視聴に供する等の方法によるものとする。

ウ　郵送による開示の実施

郵送による写しの交付又は複製物の供与は、郵送による開示請求を行った者に対してのみ認めるものとし、郵送に当たっては、親展の配達記録郵便等により送付するものとする。この場合、開示請求の際に提出された本人等を確認するための書類は、開示請求者に返却するものとする。

5　費用の徴収

(1)　費用の額及び徴収方法

ア　個人情報の写しの交付に要する費用は、規則で定めるとおりとする。

イ　費用の徴収は、前納とする。

ウ　費用の徴収は、主管課等の窓口で現金により領収し領収書を発行するものとする。あるいは、会計課窓口又は支所窓口で納入通知書により納付させ、領収書を発行するものとする。

エ　写しの送付の請求があった場合は、写しの送付に要する郵送料相当の切手の提出を求めるものとする。

第7　訂正請求に係る事務

1　相談及び説明

来訪者から保有個人情報の訂正に関する問い合わせがあった場合は、その趣旨を十分に把握した上で、訂正請求として対応すべきものかどうかを確認するものとする。

2　訂正請求書の受付

(1)　開示の確認

主管課等は、訂正請求をしようとする者が、開示決定通知書等(保有個人情報不開示決定通知書を除く。)を持参した場合は、当該開示決定通知書等により、開示決定通知書等を持参していない場合は、開示を受けた時期や内容を聴取し、法第82条第1項の規定により開示を受けた保有個人情報であること又は開示決定に係る保有個人情報であって法第88条第1項の他の法令等の規定により、開示を受けたものであることを確認するものとする。

(2)　訂正請求の方法

訂正の請求は、請求権者(以下「訂正請求者」という。)が保有個人情報訂正請求書(規則様式第15号)(以下「訂正請求書」という。)を、主管課等に提出することにより行うものとする。この場合、電話、ファクシミリ、電子メール等若しくは口頭による開示請求は受け付けないものとする。

(3)　訂正請求者であることの確認

訂正請求を受け付ける際の本人、法定代理人又は任意代理人であることの確認は開示請求の場合に準じて行い、訂正請求者が本人の意思に基づいて委任した任意代理人であることの確認は、委任状(規則様式第16号)の提出を求め行うものとする。

(4)　郵送等による請求

開示請求の際の方法に準じて行うものとする。

(5)　訂正請求内容の確認

主管課等は、訂正請求者が訂正請求を行おうとする場合には、請求の内容について、次に掲げる事項を確認するものとする。

ア　法の規定による開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報又は法の規定による開示決定に係る保有個人情報であって他の法令の規定により開示を受けたものの訂正請求であるかどうか。

イ　保有個人情報の開示を受けた日から90日以内の訂正請求であるかどうか。

ウ　保有個人情報の訂正に関して他の法令の規定に基づく特別の手続がないかどうか。

エ　訂正請求の宛先が正しいかどうか。

オ　訂正請求を求める保有個人情報の特定が十分であるかどうか。

カ　訂正請求の趣旨及び理由が明確であるかどうか。

(6)　事実と合致することを証明する資料等の確認

訂正請求者に、訂正を求める保有個人情報の内容が事実と合致することを証明する資料又は書類の提出又は提示を求め、これらを確認するとともに、その写しを訂正請求書に添付するものとする。

(7)　訂正請求書の記入欄の確認

訂正請求書の記入欄に必要事項が記入されているかどうかを確認するものとする。

この場合において、記入漏れ又は不明な箇所があるときには、開示請求者に対し、当該箇所を補筆し、又は訂正するよう求めるものとする。

(8)　訂正請求を受け付けた場合の説明等

訂正請求書が提出されたときは、当該訂正請求書に収受印を押印し、その写しを訂正請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　保有個人情報の訂正は、訂正決定等に時間を要するため、原則として訂正請求書の受付と同時には行われないこと。

イ　訂正決定等は、訂正請求があった日から起算して30日以内に行い、保有個人情報訂正決定通知書(規則様式第17号)(以下「訂正決定通知書」という。)又は保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書(規則様式第18号)(以下「訂正をしない旨の決定通知書」という。)(以下これらを「訂正決定通知書等」と総称する。)により通知するものであること。

ウ　事務処理上の困難その他正当な理由があるときには、イに規定する期限を延長することがあり、保有個人情報訂正決定等期限延長通知書(規則様式第19号)(以下「訂正決定等期限延長通知書」という。)又は保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書(規則様式第20号)(以下「訂正決定等期限特例延長通知書」という。)により通知するものであること。

エ　任意代理人による訂正請求を受け付けた場合は、本人の意思を電話等で確認する場合があること。

(9)　訂正請求書の受付後の取扱い

開示請求の際の取扱いに準じて行うものとする。

3　訂正請求に対する決定までの事務手続

(1)　開示請求書の補正

開示請求の際の取扱いに準じて行うものとする。

(2)　記録の検索及び検討

主管課等は、訂正請求のあった保有個人情報について検索を行い、訂正すべきか否かを検討するものとする。

この場合の検討に当たっては、訂正請求者が訂正を求める内容が事実に合致するかどうかのほか、市の機関等に訂正する権限があるかどうかについても併せて検討するものとし、必要に応じて関係主管課等と協議する。

(3)　訂正決定等までの期間

開示請求の際の取扱いに準じて行うものとする。

(4)　訂正請求に係る事案の移送

開示請求の場合に準じ、保有個人情報訂正請求事案移送書(規則様式第21号)及び保有個人情報訂正請求事案移送通知書(規則様式第22号)により行うものとする。

(5)　訂正決定等の決裁

開示請求の際の取扱いに準じて行うものとする。

(6)　訂正決定等の通知

ア　主管課等は、訂正決定等をした場合は、速やかに訂正決定通知書、訂正をしない旨の決定通知書を作成し、訂正請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に提出するものとする。

イ　主管課等は、当該市の機関等以外のものに提供している保有個人情報の訂正の実施をしたときは、保有個人情報の訂正決定に関する通知書(規則様式第23号)により提供先に通知するものとする。

4　訂正の実施

(1)　訂正の時期

主管課等は、訂正する旨の決定をした場合は、速やかに、訂正請求に係る個人情報記録の該当部分を訂正するものとする。

(2)　保有個人情報の訂正の方法

訂正は、次の方法のほか、保有個人情報の内容並びに記録媒体の種類及び性質に応じ、適切な方法により行うものとする。

ア　誤った情報を完全に消去した上で、事実に合致した情報を新たに記録する。

イ　誤った情報が記録された部分を二重線で抹消し、余白に朱書き等で事実に合致した情報を記載する。

ウ　記録された情報が誤っている旨及び事実に合致した情報を余白等に記載する。

第8　利用停止請求に係る事務

1　相談及び説明

来訪者から保有個人情報の利用停止に関する問い合わせがあった場合は、利用停止を求めている保有個人情報の種類、内容等を把握し、利用停止請求として対応すべきものかどうかを確認するものとする。

2　訂正請求書の受付

(1)　開示等の確認

訂正請求の際の方法に準じて行うものとする。

(2)　利用停止請求の方法

利用停止の請求は、請求権者(以下「利用停止請求者」という。)が利用停止請求書(規則様式第24号)を、主管課等に提出することにより行うものとする。この場合、電話、ファクシミリ、電子メール等若しくは口頭による開示請求は受け付けないものとする。

(3)　利用停止請求者であることの確認

利用停止請求を受け付ける際の本人、法定代理人又は任意代理人であることの確認は、開示請求の場合に準じて行い、利用停止請求者が本人の意思に基づいて委任した任意代理人であることの確認は、委任状(規則様式第25号)の提出を求め行うものとする。

(4)　郵送等による請求

開示請求の際の方法に準じて行うものとする。

(5)　利用停止請求内容の確認

主管課等は、利用停止請求者が利用停止請求を行おうとする場合には、請求の内容について、次に掲げる事項を確認するものとする。

ア　保有個人情報が、利用目的の達成に必要な範囲を超えて保有されているとき、違法若しくは不当な行為を助長し、若しくは誘発するおそれがある方法により利用されているとき、偽りその他不正の手段により取得されているとき、所定の事由に該当しないにもかかわらず利用目的以外の目的で利用若しくは提供されているとき又は所定の事由に該当しないにもかかわらず本人の同意なく外国にある第三者に対して提供されているときのいずれかに該当することを理由とする利用停止請求であるかどうか。

イ　その他訂正請求の場合に準ずる

(6)　利用停止請求書の記入欄の確認

利用停止請求書の記入欄に必要事項が記入されているかどうかを確認するものとする。

(7)　利用停止請求を受け付けた場合の説明等

利用停止請求書が提出されたときは、当該利用停止請求書に収受印を押印し、その写しを利用停止請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　保有個人情報の利用停止は、利用停止決定等に時間を要するため、原則として請求書の受付と同時には行われないこと。

イ　利用停止決定等は、利用停止請求があった日から起算して30日以内に行い、保有個人情報利用停止決定通知書(規則様式第26号)(以下「利用停止決定通知書」という。)又は保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書(規則様式第27号)(以下「利用停止をしない旨の決定通知書」という。)(以下これらを「利用停止決定通知書等」と総称する。)により通知するものであること。

ウ　事務処理上の困難その他正当な理由があるときには、イに規定する期限を延長することがあり、保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書(規則様式第28号)(以下「利用停止決定等期限延長通知書」という。)又は保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書(規則様式第29号)(以下「利用停止決定等期限特例延長通知書」という。)により通知するものであること。

エ　任意代理人による利用停止請求を受け付けた場合は、本人の意思を電話等で確認する場合があること。

(8)　利用停止請求書の受付後の取扱い

開示請求の際の取扱いに準じて行うものとする。

3　利用停止請求に対する決定までの事務手続

(1)　利用停止請求書の補正

開示請求の際の取扱いに準じて行うものとする。

(2)　記録の検索及び検討

主管課等は、利用停止請求のあった保有個人情報について検索を行い、その存在が確認された場合は、当該保有個人情報が第98条第1項各号のいずれかに該当するか否かを検討するものとする。

この場合の検討に当たっては、必要に応じて関係主管課等と協議する

(3)　利用停止決定等までの期間

開示請求の際の取扱いに準じて行うものとする。

(4)　利用停止決定等の決裁

開示請求の際の取扱いに準じて行うものとする。

(5)　利用停止決定等の通知

主管課等は、利用停止決定等をした場合は、速やかに利用停止決定通知書又は利用停止をしない旨の決定通知書を作成し、利用停止請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に提出するものとする。

4　利用停止の実施

(1)　利用停止の時期

主管課等は、利用停止する旨の決定をした場合は、速やかに、利用停止請求に係る個人情報記録を利用停止するものとする。

(2)　保有個人情報の訂正の方法

利用停止は、次の方法によるほか、保有個人情報の取扱いの状況並びに記録媒体の種類及び性質に応じ、適切な方法により行うものとする。

ア　利用又は提供の停止

利用の停止は、その全ての利用が違反していれば全ての利用の停止を、一部の利用が違反していれば一部の利用の停止を行うものとする。

イ　消去

消去は、次の方法によるほか、保有個人情報の内容並びに記録媒体の種類及び性質に応じ、適切な方法により行うものとする。

(ア)　消去すべき個人情報記録を完全に消去する。

(イ)　消去すべき個人情報記録が記録された部分を黒塗りする。

(ウ)　消去すべき個人情報記録が記録された文書等を廃棄又は焼却する。

ウ　提供の停止

提供の停止は、以後の提供行為を停止するものとする。この場合、既に提供した保有個人情報の回収についてまでは求めないが、提供先と連携をとりつつ、個人の権利利益侵害の拡大防止のため、適切な措置を講じる。

第9　審査請求に係る事務

1　審査請求の受付

開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等(以下「開示等の決定等」という。)について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)による審査請求があった場合は、原則として総合窓口で受け付けるものとし、次のとおり処理する。

(1)　審査請求は、書面によることとし、口頭による審査請求があった場合は、書面により正規の手続をとるよう指導するものとする。

(2)　総合窓口は、受け付けた審査請求書について、写しを保管した上で、直ちに当該審査請求に係る処分を行った主管課等に原本を送付するものとする。

2　審査請求書の受理又は却下の決定

(1)　主管課等は、次の事項について確認の上、審査請求書を受理するものとする。

ア　審査請求書の次に掲げる事項の記載の有無

(ア)　審査請求人の氏名、生年月日及び住所又は名称

(イ)　審査請求に係る処分

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分等の教示の有無及びその内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所

イ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人があるときは、それぞれの資格を証明する書面の添付の有無

ウ　審査請求期間内の審査請求か否か。

エ　審査請求人が請求権者としての資格を有しているか。

(2)　審査請求書の補正

主管課等は、審査請求書の記載事項に漏れや誤りがある場合や審査事項の要件を満たさない場合で補正することができるものであるときは、相当の期間を定めてその補正を命ずるともに、補正がなされたときは、これを受理するものとする。

(3)　審査請求についての却下等の裁決

ア　却下の裁決

主管課等は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求について却下の裁決を行い、審査請求人に対して決定書の謄本を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(ア)　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

(イ)　補正命令に応じなかった場合

(ウ)　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

イ　全部認容の裁決

主管課等は、次のいずれかに該当する裁決を行う場合には、審査請求人に対して決定書の謄本を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(ア)　審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る保有個人情報の全部を開示することとする裁決(当該保有個人情報の開示について反対意見書が提出されている場合を除く。)

(イ)　審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る保有個人情報の訂正をすることとする裁決

(ウ)　審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る保有個人情報の利用停止をすることとする裁決

3　吉野川市個人情報保護審査会への諮問

主管課等は、審査請求の全部を認容する(ただし、原処分に当たって、第三者等に意見聴取を行っている場合を除く。)又は審査請求を却下する場合を除き、吉野川市個人情報保護審議会(以下「審査会」という。)へ諮問しなければならない。

(1)　諮問書の作成

主管課等は、次に掲げる事項を記載した諮問書を作成するものとする。

ア　審査請求に係る開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等の対象となった保有個人情報の内容

イ　不開示、部分開示、存否応答拒否、不存在、不訂正又は不利用停止とした理由

ウ　その他必要な事項

(2)　諮問書の提出

主管課等は、諮問書に次に掲げる書類を添付して審査会に提出するものとする。

ア　審査請求書の写し

イ　審査請求に係る開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書の写し

ウ　審査請求に係る開示決定通知書等、訂正決定通知書等又は利用停止決定通知書等の写し

エ　審査請求の対象となった保有個人情報が記載された文書等の写し

オ　審査請求に係る経過説明書

カ　その他当該審査請求についての審査を行う上で必要と認められる資料

(3)　諮問をした旨の通知

主管課等は、審査会に諮問したときは、速やかに次の者に対し諮問をした旨の通知書(規則様式第30号)により通知するとともに、その写しを総合窓口に送付すること。

ア　審査請求人及び参加人

イ　開示請求者、訂正請求者又は利用停止請求者

ウ　当該審査請求に係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者

4　審査会への個人情報の提示

主管課等は、吉野川市個人情報保護審査会条例(令和5年吉野川市条例第2号。以下「審査会条例」という。)第7条第1項の規定により審査会から審査請求に関する個人情報の提示を求められたときは、当該個人情報を審査会に提出しなければならない。"

5　審査会への分類整理した資料の提出

主管課等は、審査会条例第7条第3項の規定により審査請求があった開示決定等に関する個人情報が記録された公文書に係る分類整理した資料の提出を求められたときは、これを提出するものとする。

6　審査会の調査に対する対応

主管課等は、前々記4、前記5のほか、審査会から必要な書類の提出又は説明若しくは意見を求められたときは、これに応じなければならない。

7　審査会の答申の取扱い

総合窓口は、審議会から答申があった場合は、直ちに当該答申書を主管課等に送付するものとする。

8　審査請求に対する決定

主管課等は、審議会からの答申があったときは、速やかに、次に掲げるところにより当該審査請求に対する決定を行うものとする。

(1)　審査請求を認容する場合

主管課等は、審査請求人対して決定書の謄本及び当該個人情報の開示決定通知書、訂正決定通知書又は利用停止決定通知書を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(2)　審査請求を棄却する場合

主管課等は、審査請求を理由がないとして棄却する場合は、審査請求人に対して決定書の謄本を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

第10　即日提供を行うことができる保有個人情報の提供

試験結果等の保有個人情報であって、その内容が定型的であらかじめ提供するかどうかの判断を一律に行うことが可能であるものについて、法第69条第2項第1号の規定により本人が自己の保有個人情報を提供するよう求め、主管課等が即時に提供することができるものとする。

1　即日提供できる保有個人情報

(1)　次に掲げる要件を満たす試験等の主管課等の長は、必要があると認めるときは、保有個人情報について、あらかじめ開示に係る判断を行い、申込みに応じて直ちに提供することができるものとする。この場合において、主管課等の長は、開示の期間及び場所を定め、本人に告知するものとする。

ア　本人への提供に対する需要が多く、一度に多くの申込みが見込まれるもの

イ　提供について特に即時性が要求されるもの

ウ　情報の記録形態が定型的で提供に対する判断をあらかじめ一律に行っておくことができるもの

エ　実務上即時に提供することが可能なもの

(2)　提供できる保有個人情報については、次の各号に掲げるものとする。

ア　試験結果に基づく得点及び順位

イ　試験の内容等個別の事情を勘案して、主管課等の長が提供することを決定した事項

2　期間及び場所

(1)　即日提供の開始日は、原則として合格発表の日とし、即日提供を実施する期間は、即日提供の開始日から起算して1箇月間とする。ただし、特別の理由があるときは、この限りでない。

(2)　即日提供を行う場所は、原則として、主管課等の事務室とする。

3　即日提供の申込みの受付

(1)　即日提供の申込みは、本人が行うものとし、主管課等は即日提供受付簿(様式第4号)に必要事項を記入するものとする。

(2)　即日提供の申込みをしようとする者に対して、次に掲げる書類の提示又は提出を求めて、その者が本人であるかどうかを確認するものとする。

この場合、写真が貼付されていない書類にあっては、複数の書類の提示又は提出を求めて確認し、これにより難い場合は、本人であれば当然知り得るべき事項について質問する等慎重に対応するものとする。

ア　運転免許証

イ　個人番号カード

ウ　旅券

エ　その他本人であることを確認し得る書類

4　即日提供の方法等

(1)　即日提供による開示の方法は、閲覧又は口頭による開示とし、写し等の交付は行わないものとする。

(2)　即日提供の対象とする文書に請求者以外の情報が記録されている場合には、当該部分を紙等で覆って閲覧に供するものとする。

5　受験者への周知

即日提供を行うこととしたときは、次の事項を受験案内等に記載し、当該試験等の受験者に対して周知するものとする。

(1)　即時提供の申出ができること

(2)　即時提供できる個人情報

(3)　即時提供の受付期間及び受付時間

(4)　即時提供を行う場所

(5)　本人確認のための書類等の持参が必要なこと

(6)　電話による申出は受け付けないこと

6　即日提供の実施報告

即日提供を実施した主管課等は、即日提供の期間が終了後、速やかに即日提供実施状況を総合窓口に報告するものとする。

第11　苦情の処理

1　苦情の受付及び処理

主管課等の職員は、保有個人情報の取扱いに関する苦情を受け付けた場合には、次により事務を処理するものとする。

(1)　当該苦情の趣旨、申出者の意向等に応じ、個々の苦情を迅速かつ的確に処理するものとする。

(2)　苦情の内容、その処理内容等を個人情報苦情処理票(様式第5号)に記録し、整理しておくものとする。

2　処理結果の報告

主管課等の長は、受け付けた個々の苦情について、その処理が完了した都度、当該苦情処理票の写しを総合窓口に提出するものとする。

第12　運用の公表

1　公表事項

吉野川市個人情報保護法施行条例第5条の規定により公表する事項は、次のとおりとする。

(1)　開示請求、訂正請求及び利用停止請求の件数

(2)　開示請求、訂正請求及び利用停止請求に対する決定件数

(3)　審査請求の件数

(4)　審査請求の処理件数

(5)　その他必要な事項

2　実施状況の取りまとめ及び公表

総合窓口は、毎年度初めに、前年度の法の施行の状況を取りまとめ、告示することにより公表するものとする。

附則